Word: opslaan als pdf

Er zijn verschillende manieren om van een Word-document een pdf te maken. Hoe toegankelijk de pdf is hangt af van welke methode je volgt. Het resultaat kan verschillen van een volslagen ontoegankelijke pdf tot een toegankelijke pdf. Hoe toegankelijk de pdf is hangt af van welke methode je volgt.

Afdrukken als pdf en pdf-printers

Als je een pdf opslaat via het dialoogvenster Afdrukken of Printen, dan krijg je een ontoegankelijke pdf. De laag met tags zal niet aanwezig zijn en de pdf is niet bruikbaar door onder andere mensen die screenreaders gebruiken. Doe dit dus niet. Dat geldt ook voor programma’s die we ‘pdf-printers noemen.

Word: opslaan als pdf

Je kunt een kopie opslaan in het bestandsformaat pdf. Hierbij is het belangrijk dat je de juiste opties aanzet.

Microsoft beschrijft de methode op de pagina ‘Een toegankelijk PDF-bestand opslaan in Microsoft 365‘. Om te voorkomen dat deze pagina veroudert bij updates van de software raad ik je aan om die pagina te raadplegen.

Zorg dat het vinkje bij ‘Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid’ aangevinkt staat.

Doorgaans is het handig om bladwijzers te maken zodat de bezoeker die dat wil deze kan gebruiken om te navigeren.

Als je kiest voor ‘Voldoet aan PDF/A’, dan worden ook de lettertypes ingesloten. Dit zorgt voor een goede weergave.

Toegankelijkheidscontrole in Word

Let op: de toegankelijkheidscontrole van Word is, net als elke andere automatische toets, een beperkte test. Je hebt geen garantie dat het Word-document toegankelijk is. Dus ook niet dat de pdf toegankelijk is. Het is ook geen controle op de toegankelijkheid van de uiteindelijke pdf en de export van Word naar pdf is niet optimaal.

Beperkingen van Word

Word maakt doorgaans geen volledig toegankelijke pdf. Zo worden niet altijd de juiste tags gebruikt, worden soms lijsten of tabellen in verschillende tags opgeknipt en is de toegankelijkheid van tabellen niet goed geregeld.

Plug-ins

Je kunt ook plug-ins in Word gebruiken voor het exporteren van een Word-document naar een pdf. Niet alle plugins zorgen voor een goed toegankelijke pdf. Bij het laatste onderzoek (in de pijplijn voor een nieuw artikel) was bijvoorbeeld de export met Adobe PDFMaker niet afdoende.

Er zijn meer plug-ins, zoals die van CommonLook en axesPDF die gespecialiseerd zijn in toegankelijkheid en tot goede resultaten leiden.