Veel pdf’s worden gemaakt vanuit Word. Helaas krijg je met de export van Word naar pdf doorgaans geen volledig toegankelijke pdf. Ook niet als je het Word-document al zo toegankelijk mogelijk hebt opgemaakt. In dit artikel bespreken we wat je wel al kan doen.
Een Word-document toegankelijk maken
Zorg voor kennis over wat de organisatie moet doen om een zo toegankelijk mogelijk Word-document te maken en wat nodig is voor een volledig toegankelijke pdf. Vaak zie je dat er misverstanden zijn over de eisen en de gebruikte software. Vaak door onvoldoende kennis of door het niet concreet maken van wat een toegankelijke pdf is.
Er is online veel kennis beschikbaar over wat je al kan doen in het Word-document voor toegankeijkheid. Zoals het gebruik van stijlen van een geoptimaliseerd sjabloon, het toevoegen van alternatieve teksten bij afbeeldingen en goed contrast. Ook zijn er partijen die je organisatie hier mee kan helpen.
Microsoft Word geeft ook tips: Zie: Uw Word-documenten toegankelijk maken voor personen met een handicap.
Plug-ins voor Word
In veel gevallen is het niet mogelijk om vanuit Word een volledig toegankelijke pdf te maken. Er is dan aanvullende software nodig om vanuit Word een toegankelijke pdf te maken. Dat kan een plug-in zijn voor Word in combinatie met aangepaste sjablonen.
Doe goed onderzoek naar de mogelijkheden en beperkingen van een dergelijke tool. Zorg dat je zeker weet dat een pdf van jouw organisatie straks echt goed toegankelijk is voor de bezoeker en niet alleen geoptimaliseerd is om door een automatische toets van een tool te komen.
Nabewerking van een pdf
Een andere optie is om met nabewerking documenten toegankelijk te maken. Dit is bij een grotere hoeveelheid document een bewerkelijke en dure oplossing. Bovendien krijg je vaak vertraging in het publicatieproces of staan mensen onder druk om ontoegankelijke pdf’s online te plaatsen.
Pdf-formulieren
Je kunt vanuit Word geen toegankelijke pdf-formulieren maken. Er is veel specialistische nabewerking nodig om van een Word-document een toeegankelijk pdf-formulier te maken. Alle formulierelementen en toegankelijkheidsinstellingen moeten handmatig aan de pdf worden toegevoegd. Dit vraagt veel kennis en kost veel tijd. Dat geldt ook voor het doorvoeren van kleine wijzigingen aan een pdf-formulier.
Daarnaast is een pdf-formulier is vaak geen goede keuze. Op verschillende hardware-softwarecombinaties is een pdf-formulier niet of niet goed in te vullen. Zoals op verschillende smartphones.
Testen van de pdf
Als je vastgesteld hebt wat een toegankelijke pdf is, dan kun je daar op testen. Om echt inzicht te krijgen is handmatig onderzoek nodig.
Wat in ieder geval niet afdoende is en niet aantoont of een pdf toegankelijk is, is het volgende:
- Testen met de toegankeijkheidscontrole van Acrobat Pro
- Alleen testen met een automatische tool, zoals pdf-checker.nl of PAC.
Als je niet goed test, dan komen daar ook niet de juiste verbeterstappen uit.
Ook hierbij kun je hulp inschakelen. Mijn advies is om dan niet alleen op WCAG te sturen, maar gebruik te maken van de standaard voor toegankelijke pdf PDF/UA.
Tools en tips in Word
- Gebruik de toegankelijkheidscontrole voor Word. Die vind je in het lint onder Controleren. Hiermee kun je een aantal problemen voorkomen. De controle gaat over het Word-document, niet over de uiteindelijke pdf. Bovendien is een automatische toets altijd heel beperkt. Ook als er 0 fouten uit de toegankelijkheidscheck komen weet je nog weinig over de toegankelijkheid van de uiteindelijke pdf. Deze check is immers beperkt tot automatisch meetbare punten en Word.
- Kies bij Beeld voor Navigatie en dan Navigatiedeelvenster. Hiermee kun je de koppenstructuur van je document zien. Op basis hiervan kun je je koppenstructuur in het document verbeteren.
- Kies bij start voor ‘Alles weergeven’. Hiermee kun je de alineamarkeringen en andere verborgen opmaaksymbolen zien. Hiermee zie je sneller fouten als lege koppen.
- Met het zijpaneel ‘Stijlen’ kun je makkelijk zien welke stijl in gebruik is en kun je dit makkelijk aanpassen.
Word-document opslaan als pdf
Sla een kopie op als een pdf en zorg dat de instellingen juist staan aangevinkt. Microsoft beschrijft hoe je dat in de laatste versie doet: Beter toegankelijke pdf-bestanden maken.
Een plug-in heeft doorgaans een eigen geoptimaliseerde export-methode om een document als een pdf op te slaan.
Wat je regelt in je organisatie
- Zorg dat je organisatie een (content-)strategie heeft met afspraken zijn over wat je wel en niet publiceert en wanneer je welk bestandsformaat gebruikt. In diverse gevallen is het publiceren op een gewone webpagina eenvoudiger en gebruiksvriendelijker.
- Zorg dat er Word-sjablonen zijn die geoptimaliseerd zijn voor toegankelijkheid. Onderzoek of het sjabloon afdoende is om een toegankelijke pdf te maken, of dat dit een tussenstap is en het proces verder geoptimaliseerd moet worden. Zie ook: Tips voor toegankelijke Word-sjablonen.
- Zorg dat in jouw organisatie de laatste versie van Word gebruikt wordt. In oudere versies en niet ondersteunde versies zijn de mogelijkheden voor toegankelijkheid beperkt. Zie ook: Word 2016 kan niet meer.
- Zorg dat iedereen in je organisatie weet welke sjablonen er zijn en hoe je een document zo toegankelijk mogelijk maakt.
- Zorg dat er geen pdf-printers gebruikt worden of dat er pdf’s gemaakt worden via het dialoogvenster voor afdrukken. Geef instructies voor het opslaan naar pdf.
- Zorg dat iedereen de juiste sjablonen gebruikt en herbruik geen al gemaakte documenten.
- Zorg dat er een overzicht is met toegestane kleurcombinaties voor grafieken, diagrammen et cetera.
- Test pdf’s en optimaliseer de processen. In veel gevallen is het niet afdoende om een Wordt te exporteren naar pdf. Je zult dan moeten nabewerken of aanvullende software moeten inzetten, zoals een specialistische plug-in voor Word.
- Zorg voor een goede testprocedure. Breng in beeld welke toegankelijkheidsproblemen er zijn met pdf’s die nu gepubliceerd worden en prioriteer verbeteringen. Zie ook:
Otto Cox zegt
Ik bezoek nu verschillende pagina’s over toegankelijkheid van pdf en word bestanden. Maar dat is vooral frustrerend. Ik wil concreet weten hoe ik zo’n document moet inrichten. Neem dit advies: “Kies bij Beeld voor Navigatie en dan Navigatiedeelvenster. Hiermee kun je de koppenstructuur van je document zien. Op basis hiervan kun je je koppenstructuur in het document verbeteren.”
Of: “geef instructies voor opslaan naar PDF”. Welke instructies?
Ik heb een A4-tje nodig dat die punten heel concreet weergeeft, zodat ik ermee aan de slag kan op het moment dat ik een nieuw document ga maken.
NB: Ik heb geen grote organisatie met webredactie en it-afdeling die dat kan doen. Ik ben zzp-er die vaak documenten voor overheden maakt. Ook dan is toegankelijkheid belangrijk.
Ruth zegt
Ik sluit me volledig aan bij de reactie van Otto. Ik ben ook zzp’er en werk voor overheden.
Simone zegt
Ik onderschrijf wat Otto zegt. Ik werk veel voor (semi)overheden waar in toenemende mate wordt gevraagd naar dititaal toegankelijke pdf’s. Een compacte handreiking van hoe je een Word document zo digitaal mogelijk opbouwt en hoe het vervolgens naar pdf geëxporteerd kan worden zou erg handig zijn. Ik heb zoiets nog niet online kunnen vinden.