Van pdf naar HTML: de nieuwe Divosa-werkwijzers

Veel organisaties laten publicaties, zoals rapporten en jaarverslagen al lang niet meer drukken, maar plaatsen deze als een pdf op hun website. Divosa stapte hier ook vanaf en publiceert sinds 2016 werkwijzers als een HTML-publicatie op haar website. Divosa ondervond dat het een goedkopere en snellere manier van publiceren is, waar de webredactie grip op heeft. Saskia Schrijver, initiatiefnemer van dit project, vertelt over de achtergronden en voordelen.

Over Divosa

Divosa is de vereniging van leidinggevenden in het sociaal domein. Leden van Divosa zetten zich in om mensen zo goed mogelijk te ondersteunen bij het actief meedoen in de samenleving. Bijvoorbeeld bij het vinden van werk en/of inkomen, met schuldhulpverlening en integratie, maar steeds vaker ook met vraagstukken in het bredere sociaal domein zoals maatschappelijke ondersteuning, jeugdzorg en onderwijs.

Werkwijzers

Binnen het programma Effectiviteit & Vakmanschap ontwikkelt Divosa publicaties en online trainingen die organisaties ondersteunen bij methodisch werken. Zo zijn er publicaties voor uitvoerende medewerkers die hun kennispeil kunnen verhogen: de werkwijzers. De eerste werkwijzer verscheen in september 2012 en inmiddels zijn er 19 ontwikkeld.

Oude publicatiemethode: werkwijzers in pdf

Hoe zag het productieproces van een werkwijzer eruit?

• Redactie van de inhoud van een werkwijzer: in Word;
• Opmaak: in InDesign volgens een format dat voor de werkwijzers was ontworpen, gericht op printen op A4-formaat. Toevoegingen in de uiteindelijke pdf door de externe DTP’er: hyperlinks, schema’s en inhoudsopgave;
• Correctieronde(s) van de pdf, waarbij de eindredacteur niet zelf de correcties kon aanbrengen, maar deze moest voorleggen aan de DTP’er;
• Online zetten van de pdf.

Ervaringen met het publiceren van werkwijzers in pdf

Wat zijn de ervaringen met het publiceren van Divosa-werkwijzers in pdf?

• De Divosa-werkwijzers bevatten informatie die niet statisch is. Onderhoud is dan ook wenselijk. Maar: het up-to-date houden van de inhoud kan Divosa niet zelf. Iedere aanpassing van de pdf vindt extern, bij de vormgever, plaats. Bij iedere aanpassing volgt een nieuwe pdf. Dit werkt omslachtig.
• Hyperlinks in een pdf, naar websites of andere documenten, zijn eveneens aan verandering onderhevig. Het checken van de links zou systematisch moeten gebeuren. Maar: checken van links in een pdf moet handmatig. In de praktijk komt het erop neer, dat dit niet gebeurt.
• Gebruikers downloaden pdf’s op hun eigen computer. Risico hiervan is, dat klantmanagers met een verouderde versie van een werkwijzer blijven werken.
• De opmaak van de Divosa-werkwijzers in het format is een arbeidsintensieve en daardoor relatief dure klus.

Divosa houdt statistieken bij van documenten, dus zij kan gelukkig zien of pdf’s worden gedownload. Er worden 2 werkwijzers veel gedownload: de werkwijzer Gespreksvoering is sinds januari 2015 ruim 1.500 keer gedownload en de werkwijzer Re-integratie van klanten met psychische aandoeningen sinds december 2014 ruim 1.350 keer. Deze werkwijzers worden ook in trainingen gebruikt. Van alle pdf’s op divosa.nl staan deze werkwijzers in de top 10 van meest gedownloade documenten.

De webredactie wil zelf graag aanpassingen kunnen doen in een publicatie en wil dat het publicatieproces veel sneller en flexibeler is. Een oplossing is om werkwijzers als webpagina’s te publiceren: in HTML.

HTML als alternatief

Deze alternatieve manier is gevonden in het publiceren van Divosa-werkwijzers in HTML. Dit heeft de volgende voordelen:

• Werkwijzers worden onderdeel van het contentmanagementsysteem (CMS) waarmee webpagina’s op divosa.nl worden gemaakt en onderhouden. Webredacteuren van Divosa zijn daardoor zelf in staat om werkwijzers te publiceren en wijzigingen door te voeren.
• Inhoud van werkwijzers kan verrijkt worden met content die niet in een pdf kan: denk aan filmpjes.
• De inhoud van werkwijzers is beter vindbaar in zoekmachines.
• Een webpagina is op een mobiel of tablet beter te gebruiken dan een pdf. Teksten en afbeeldingen passen zich bij pdf meestal niet aan aan de grootte van je scherm, terwijl dat bij HTML makkelijk te realiseren is.
• Divosa maakt naast werkwijzers ook online trainingen. Het linken vanuit een online training naar een specifiek onderdeel binnen een werkwijzer gaat makkelijker. Ieder hoofdstuk en iedere paragraaf krijgt een eigen webadres (URL) waar je rechtstreeks naar kan linken.
• Vanuit een werkwijzer is het gemakkelijk terug te linken naar een online training.
• Het checken op ‘dode links’ in een werkwijzer is eenvoudiger en is een integraal onderdeel van de reguliere check op dode links op divosa.nl.
• Voor klantmanagers die toch graag een werkwijzer willen printen: er is voorzien in een printknop waarmee een printvriendelijke versie van de inhoud wordt gemaakt. Dit document ziet er netjes uit, maar niet zoals een pdf die is opgemaakt door een DTP’er.

Businesscase

Om werkwijzers in HTML te kunnen publiceren, moest er een nieuw contenttype ontwikkeld worden in het CMS. Hiervoor was een investering nodig. Om het geld te regelen, heeft de webredactie een een businesscase geschreven. Deze bestond uit het uiteenzetten van het probleem en het uitleggen van de voordelen zoals hierboven beschreven.

Daarnaast heeft de webredactie een rekensom gemaakt: de investering in een nieuw contenttype staat gelijk aan de kosten van 5 werkwijzers in pdf. De verwachting was dat er meer dan 5 werkwijzers ontwikkeld zouden worden. Bovendien maakte de webredactie de inschatting dat het publiceren van een werkwijzer in HTML de helft minder tijd kost dan als pdf.

De interne opdrachtgever was overtuigd en de webredactie kon aan de slag met het nieuwe contenttype.

Nieuwe publicatiemethode: werkwijzers in HTML

Als eerste moest er een ontwerp gemaakt worden. Ontwerpbureau Eend heeft dit voor haar rekening genomen. Van de werkwijzers die verschenen waren als pdf is gekeken naar de opbouw en alle contentelementen die daar in voor kwamen. Het gaat om de volgende elementen:

• Hoofdstukindeling
• Titels hoofdstukken
• Paragraaftitels
• Subparagraaftitels
• Voetnoten
• Schema’s
• Kaders om tekst uit te lichten
• Tabellen
• Bijlagen
• Website-adres van Divosa
• Colofon
• Logo’s
• Paginanummers

Verder heeft ieder hoofdstuk, naast een hoofdstuknummer, zijn eigen kleur (deze kleuren corresponderen met de huisstijlkleuren).

De kunst bij het ontwerp was om los te komen van het ontwerp van de pdf-versie, oorspronkelijk ontworpen voor print, en om dicht tegen het ontwerp van de website aan te gaan zitten. De volgende beslissingen zijn daarom genomen:

• Het idee van verschillende kleuren per hoofdstuk is losgelaten. De kleuren van de website zijn aangehouden en de hoofdstukken zien er hetzelfde uit.
• Hoeveel content komt er op 1 pagina? Er is gekozen om iedere paragraaf van een hoofdstuk op een nieuwe pagina te laten beginnen, zodat de pagina’s niet te lang worden.
• Hoe zorg je ervoor dat mensen weten waar ze in de publicatie zitten? Om houvast te houden in waar je zit in de werkwijzer is de inhoudsopgave bij een groter scherm rechts naast de content geplaatst, bij een kleiner scherm onder de content. Onder iedere pagina kan je een pagina terug en een pagina vooruit.
• De hoofdnavigatie van divosa.nl is bij de werkwijzers weggelaten. Je kan altijd naar divosa.nl via het logo of via home.
• Voetnoten worden geplaatst op de pagina waar ze verschijnen en niet meer na ieder hoofdstuk.
• Als extra functionaliteit is een ‘uitklapje’ toegevoegd: hierin kan een definitie staan van een term waarbij uitleg nodig is.
• De online publicatie bevat geen paginanummers. In de printversie staan wel paginanummers.

Eend bouwde een prototype van de nieuwe werkwijzer, zodat Divosa een indruk kreeg van de werkwijzer in HTML. Uiteindelijk is dit prototype door Cinnamon (de technische partij van Divosa) als nieuw contenttype in het CMS gebouwd. Cinnamon zorgde er ook voor dat de printvriendelijke versie van de werkwijzer er netjes uitziet. Zo worden bijvoorbeeld de volledige URL’s van linkjes in de printversie getoond.

Ervaringen met werkwijzers in HTML

Sinds februari 2016 staan er 5 nieuwe werkwijzers online:

• Werkwijzer Jongeren
• Werkwijzer Diagnose-instrumenten
• Werkwijzer Aan de slag met parttime ondernemen
• Werkwijzer Psychische aandoeningen en lichte verstandelijke beperkingen
• Werkwijzer Werk en Inkomen in het sociaal wijkteam

Wat heeft Divosa ondertussen geleerd?

Wat zijn de ervaringen met het publiceren in HTML?

Goedkoper

Het kost een redacteur van Divosa ongeveer 10 uur om een werkwijzer in het CMS te zetten. Daarmee zijn de opmaakkosten van een werkwijzer in HTML ongeveer de helft goedkoper dan een werkwijzer in pdf.

Sneller publicatieproces

De eindredacteur, die ook in de webredactie zit, kan nu zelf eenvoudig de eindredactie doen voor de werkwijzer. Zij hoeft haar wijzigingen niet aan de vormgever door te geven, die ze dan zou moeten doorvoeren en waarna ze opnieuw gecontroleerd zouden moeten worden.

Onderdeel van regulier contentbeheer

Inmiddels is de dode link checker weer ‘losgelaten’ op divosa.nl en er zijn al links hersteld in de werkwijzer. Dode links in een pdf zijn minder makkelijk te detecteren en te herstellen.

Nieuwe toepassingen

Het nieuwe contenttype voor werkwijzers wordt nu ook gebruikt voor het maken van congresverslagen en factsheets. Tijdens het Divosa Voorjaarscongres 2016 werden bijna ‘realtime’ de verslagen van sprekers gepubliceerd en via een speciale congresnieuwsbrief en Twitter verspreid onder congresdeelnemers en geïnteresseerden. Als webredactie kan je dus heel snel je content publiceren en verspreiden.

Statistieken

In Piwik zien we gedetailleerde statistieken. De hoofdpagina van de werkwijzer ‘Psychische aandoeningen en lichte verstandelijke beperkingen’ is sinds februari 2016 al 1.424 keer bekeken. Verder kan je zien welke onderliggende pagina’s veel bekeken zijn. Voor het verslag van het Divosa Voorjaarscongres is bijvoorbeeld de hoofdpagina 1.178 keer bekeken en bijvoorbeeld het verslag over de speech van Piet Hein Donner 913 keer. De rest van de pagina’s 2 tot 261 keer. Statistieken leggen nu veel meer bloot: het wordt ook inzichtelijk welke pagina’s amper bekeken worden.

Bij pdf was het alleen mogelijk om te zien hoe vaak de hele pdf werd gedownload, maar had Divosa geen beeld van het gebruik van afzonderlijke pagina’s binnen een werkwijzer.

Auteurs goed instrueren

Auteurs moeten goed geïnstrueerd worden. Het concept HTML-publicatie is onbekend en dat is natuurlijk niet zo vreemd. Ze zijn gewend dat hun publicatie als pdf beschikbaar wordt gesteld.

• Publicaties in HTML bieden meer mogelijkheden, zoals het toevoegen van video’s. Waarom interviews alleen als geschreven tekst aanbieden? Bij een werkwijzer ‘Gespreksvoering’ kun je heel goed een gesprek tussen klant en klantmanager laten zien.
• Ook is het handig om auteurs te laten zien welke structuur en opmaakelementen de HTML-werkwijzer heeft, zodat de auteur hierop kan aansluiten. Anders loop je het risico dat een auteur bijvoorbeeld een verkeerde koppenstructuur aanhoudt. Een heel Word-document vervolgens weer omwerken naar de juiste structuur is onnodig veel werk.
• De webredactie krijgt de geredigeerde tekst van de redacteur. De redacteur moet in de tekst precies aangeven waar kaders komen, links of ‘uitklapjes’ voor definities. Hierover moet je goede afspraken maken.
• Auteurs van de werkwijzers gebruiken tabellen om informatie te structuren. Echter als je goed naar zo’n tabel kijkt, dan wordt vaak een tabel gebruikt om informatie te vormgeven, in plaats van data. Een kop met een opsomming is dan vaak de oplossing.
• In veel werkwijzers worden stroomschema’s gebruikt. Deze schema’s zijn een uitdaging, met name voor mobiele weergave, omdat de inhoud van zo’n schema nog wel leesbaar moet zijn.
• Werkwijzers in HTML hebben geen paginanummering meer. Dat klinkt logisch, maar bij het schrijven van de teksten kan niet meer worden verwezen naar paginanummers, maar moet je een inhoudelijk tekstverwijzing maken.

Complexe tabellen zijn nog een uitdaging

In een serie werkwijzers die aan revisie toe is, zitten veel tabellen, zoals winst- en verliesrekeningen. Hoe gaan we als webredactie hier mee om zodat deze ook op mobiele apparaten goed bruikbaar zijn?

Wensen voor doorontwikkeling

Divosa wil graag een aparte zoekfunctie om de inhoud van de werkwijzer te kunnen doorzoeken. Divosa gaat de zoekfunctie van de website verbeteren en dan staat het zoeken binnen een werkwijzer ook op de wensenlijst.

Divosa kreeg signalen dat de print-icoon niet heel erg duidelijk is. Deze is inmiddels aangepast. Maar wellicht lopen gebruikers van de werkwijzers nog tegen andere zaken aan? Een gebruikersonderzoek kan inzicht geven. Gebruikersonderzoek is zeker nuttig omdat voor Divosa deze manier van publiceren naar meer smaakt. Wellicht wil zij in de toekomst magazine-achtige publicaties gaan produceren. Dan is het handig om te leren van gebruikerservaringen.

Meer informatie

• Geen pdf maar HTML!
• Defensie: van papieren tijdschriften naar Online Magazines (in HTML!)

Auteur

Dit artikel is geschreven door Saskia Schrijver van Inhoud Telt. Als contentstrateeg adviseert en begeleidt Saskia organisaties bij webprojecten. Daarbij staat voor haar ‘nuttige, bruikbare en toegankelijke content voor de klant’ centraal.