Het doel is toegankelijke content waarmee je de bezoeker en de organisatie helpt. Het startpunt is daarom niet toegankelijke pdf of het toegankelijk maken van bestaande of nieuwe pdf’s. Een eerste vraag is of je al deze pdf’s op je website moet hebben staan. En zijn er geen veel betere alternatieven om bruikbare informatie voor je bezoeker aan te bieden?

Een goede start is dus doorgaans niet het toegankelijk maken van documenten die nu online staan, maar het uitvoeren van een audit. Op basis van deze audit krijg je inzicht in de omvang en de kwaliteit van online documenten en kun je regels opstellen en eerst documenten verwijderen.

Standaarden

Een goed toegankelijke pdf voldoet aan WCAG 2.1 en de ISO-standaard voor toegankelijke pdf’s PDF/UA.

De eisen in het kort

WCAG

Een toegankelijk document dat aan WCAG vodloet moet aan dezelfde eisen voldoen als een HTML-pagina. Dat betekent onder andere het volgende:

Tekst moet beschikbaar zijn voor screenreaders.
Plaatjes die informatie overbrengen hebben een alternatieve tekst.
Decoratieve afbeeldingen, zoals sfeerplaatjes of lijnen, kunnen worden genegeerd door hulpapparatuur doordat ze gemarkeerd zijn als decoratief.
Alle tekst heeft voldoende contrast.
Ook informatie in grafieken en infographics is bruikbaar omdat er voldoende contrast is gebruikt.
Informatie is ook duidelijk als je geen kleuren kan onderscheiden.
Koppen zijn niet alleen vet of groter, maar ook in de code opgemaakt als koppen.
De leesvolgorde is ook duidelijk als je het document niet kan zien.
Je kan het document goed gebruiken als je geen muis gebruikt, maar bijvoorbeeld alleen het toetsenbord.
Tabellen en formulieren zijn toegankelijk gemaakt.
De hoofdtaal van het document is aangegeven en passages in een andere taal zijn gemarkeerd met de juiste taal.

Bovenstaande lijstje is niet uitputtend, maar geeft slechts voorbeelden.

PDF/UA

In de ISO-standaard PDF/UA staat precies hoe een toegankelijke pdf in elkaar zit. Een pdf verschilt namelijk van een gewone webpagina, waardoor het lastig is om WCAG te gebruiken voor pdf.

Ik adviseer daarom om ook PDF/UA te gebruiken als je processen inricht, software koopt, pdf’s inkoopt en de toegankelijkheid wil testen.

Het probleem met pdf’s

Van online documenten komen op dit moment pdf-bestanden het meest voor. Vaak is er weinig geregeld over het aanleveren, plaatsen en beheren van de pdf’s. Pdf-documenten worden zowel in de organisatie als buiten de organisatie gemaakt. Webredacties krijgen pdf’s in alle soorten en maten aangeleverd om die op de website te plaatsen. Van gescande documenten die als een ‘plaatje’ in een pdf staan tot opgemaakte brochures door reclamebureaus.

De ervaring leert dat de meeste van deze pdf’s niet toegankelijk zijn. De informatie die we zien, is dan niet aanwezig voor bijvoorbeeld screenreaders en zoekmachines:

De pdf kan niet worden voorgelezen omdat er geen tekstlaag aanwezig is;
De tekst in de pdf kan (voor-)gelezen worden, maar de leesvolgorde klopt niet, is incompleet of bevat bijvoorbeeld paginanummers of een footer midden in een zin.
De pdf bevat wel tekst en afbeeldingen, maar heeft geen structuur met koppen, tekstuele alternatieven voor afbeeldingen, toegankelijke tabellen en formulieren.

Pdf’s worden op de website geplaatst om veel verschillende redenen:

Brochures, jaarverslagen, folders worden niet meer gedrukt, maar kunnen worden gedownload via de website.
Plannen moeten openbaar gemaakt worden, omdat inspraak mogelijk moet zijn.
Op de website is geen ruimte voor bepaalde informatie, dus het wordt als een pdf op de website geplaatst.
De webredactie kan zelf geen formulieren maken, dus wordt het formulier als pdf erop gezet.
Er is te weinig tijd om informatie op de website te zetten; met een pdf is de informatie snel gepubliceerd.

En omdat pdf’s publiceren weinig moeite kost, bestaat een website soms uit een onnoemelijk aantal pdf’s. Het levert gemak op voor de organisatie, maar niet voor de gebruiker van de website. Die moet vaak in een berg pdf’s informatie zoeken, moet formulieren uitprinten om een aanvraag te kunnen doen, of een pdf van 2 MB downloaden en bekijken op zijn of haar mobiel. Bovendien heeft niet elke gebruiker nog een desktop, laptop of printer. Het aantal mensen dat alleen internet met een mobiel device groeit.

Visie

Het uitgangspunt is dus de bezoeker en zijn of haar mogelijkheden. En bruikbare en toegankelijke content.

Toegankelijke pdf of toegankelijke HTML is nooit het doel. Wees niet te snel met het vaststellen van het bestandsformaat waarin je communiceert. Kun je hiermee wel content toegankelijk en bruikbaar aanbieden?