Als je voor een Woo-verzoek vertrouwelijke gegevens uit een pdf verwijdert, dan wordt de verwijderde tekst ‘zwartgelakt’ en de pdf wordt ‘geanonimiseerd’. Dit proces mag de toegankelijkheid van de pdf niet verslechteren en het moet voor iedereen duidelijk zijn dat er informatie verwijderd is. Bijvoorbeeld voor iemand die blind of dyslectisch is en een screenreader gebruikt.
In dit artikel lees je wat belangrijk is voor de toegankelijkheid van een geanonimiseerde pdf en hoe zo’n pdf technisch in elkaar zit.
Fouten die vaak voorkomen
Bij het verwijderen van vertrouwelijke gegevens in een pdf kan de bewerker of de software zorgen voor toegankelijkheidsproblemen. We onderscheiden 4 soorten fouten die kunnen ontstaan:
1. Geen of geen goed tekstueel alternatief voor de weggelakte tekst
Vertrouwelijke informatie is uit de pdf verwijderd, maar dit is niet duidelijk voor mensen die de pdf niet kunnen zien of die de pdf in een andere weergave bekijken. Voor mensen die een screenreader gebruiken omdat ze blind of dyslectisch zijn is er geen of geen goed tekstueel alternatief.
Voorbeelden:
- In de oorspronkelijk tekst staat: “Op 2 mei 2023 heeft Hugo Fritsen bij ons een klacht ingediend.” Anonimiseringssoftware heeft de zwartgelakte tekst veranderd in ‘XXXXXXXXXX’. Hiermee wordt geen goed tekstueel alternatief gegeven.
Wat iemand met een screenreader of in een andere weergave gepresenteerd krijgt is dan:
“Op 2 mei 2023 heeft XXXXXXXXXX bij ons een klacht ingediend”.
Deze tekst is niet duidelijk en niet goed leesbaar. Als je het document niet ziet, weet je niet dat er tekst is weggelakt.
- In de oorspronkelijk tekst staat: “Op 2 mei 2023 heeft Hugo Fritsen bij ons een klacht ingediend”. Anonimiseringssoftware of iemand die het document anonimiseert heeft de vertrouwelijk tekst verwijderd en er is geen tekstueel alternatief.
De tekst die iemand dan gepresenteerd krijgt is:
“Op 2 mei 2023 heeft bij ons een klacht ingediend”.
Ook deze zin is niet meer begrijpelijk of leesbaar. Je hebt ook geen indicatie of het een slechte tekst is of dat er iets anders aan de hand is.
2. De toegankelijkheid van de hele pdf is verslechterd door de anonimiseringssoftware
In het anonimiseringsproces om informatie weg te lakken is geen rekening gehouden met toegankelijkheid waardoor de pdf niet meer toegankelijk is voor hulpapparatuur of minder toegankelijk. Niet alleen de zwartgelakte tekst is verwijderd, maar ook de rest van het document is niet meer toegankelijk of niet meer goed toegankelijk. Bijvoorbeeld omdat de software de tags aanpast of de hele structuurboom (alle tags) verwijdert.
Voorbeelden:
- Het document heeft geen tags meer.
- Alle betekenisvolle tags zijn veranderd in een P-tag. Alle informatie in het document wordt nu dus gepresenteerd als een alinea aan de eindgebruiker. Informatie wordt nu niet meer gepresenteerd als een kop, lijstelement of tabel.
3. De toegankelijkheid van het document was niet op orde voor het anonimiseren van het document
De pdf die geanonimiseerd wordt was al ontoegankelijk. De geanonimiseerde pdf is daarom niet toegankelijk.
Voorbeelden
Een niet goed toegankelijke pdf, bijvoorbeeld een ongetagde pdf of een pdf waarvan de inhoud niet juist getagd is, wordt met software geanonimiseerd. Het document was al niet goed toegankelijk. Dat is niet opgelost, ook al zou de methode van weglakken van vertrouwelijke informatie goed zijn.
4. Anonimiseren door printen, weglakken en inscannen
Om vertrouwelijke informatie te verwijderen wordt het document geprint, wordt inhoud zwartgelakt en gescand. Vaak is de uiteindelijke pdf niet getagd en ook ontbreken vaak de documenttitel en de taal. Het document is volledig ontoegankelijk gemaakt voor mensen met een functiebeperking.
Het kan dat er software wordt gebruikt voor tekstherkenning (OCR). Doorgaans zitten er fouten in de tekst. OCR is namelijk een benadering van de originele tekst (min de zwartgelakte delen), maar niet altijd gelijk aan de originele tekst. Zo kunnen er fouten zijn bij het juist weergeven van de lettercombinatie van ‘rn’ en ‘m’
De tekst is dan niet meer volledig te begrijpen en niet goed getagd. De pdf is niet toegankelijk voor mensen met een functiebeperking.
Inkoop van anonimiseringssoftware
Zorg dat je software inkoopt voor het anonimiseren van pdf’s die:
- De toegankelijkheid van het document op geen enkele manier verslechtert.
- Een goed alternatief geeft voor de zwartgelakte tekst. Het moet duidelijk zijn dat tekst is weggelakt. Mensen met bijvoorbeeld een screenreader moeten dezelfde informatie krijgen. Staat er ‘zwartgelakte tekst: naam’ in beeld over de weggelakte tekst, dan moet die informatie ook beschikbaar zijn.
Testen (voor gevorderden)
Om dit te kunnen testen heb je kennis nodig van het formaat pdf en hoe een goede boomstructuur is opgebouwd.
Acrobat Pro
- Open de pdf met zwartgelakte inhoud in Acrobat Pro
- Open het zijvenster met de tags
- Selecteer de tekst voor de zwartgelakte inhoud
- Bekijk nu de tags met de inhoud voor de zwartgelakte inhoud, de zwartgelakte inhoud en de inhoud erna
- Controleer of alle inhoud goed getagd is
- Controleer of er een goed tekstueel alternatief is voor de zwartgelakte tekst
Vraag 5 en 6 moet je met ‘ja’ kunnen beantwoorden
PAC
- Open het document in de laatste versie van PAC
- Bekijk de screenreader preview
- Ga naar de tekst voor de zwartgelakte inhoud
- Controleer of alle informatie goed getagd is
- Controleer of er een goed tekstueel alternatief is voor de zwartgelakte inhoud
Vraag 5 en 6 moet je met ‘ja’ kunnen beantwoorden
Voorbeeld van een toegankelijk zwartgelakt document
In de toegankelijke pdf is de zwartgelakte tekst vervangen door een <Figure>-tag met de alternatieve tekst ‘zwartgelakte tekst’. Zo bied je een tekstueel alternatief voor de niet-tekstuele inhoud (de zwarte vlakken).
Het document voldoet verder aan de eisen voor toegankelijkheid.
Download het voorbeeld
Download het voorbeelddocument: Voorbeeld: Best practice zwartgelakte tekst (pdf)
Over de oplossing en het voorbeelddocument
Het voorbeelddocument is gemaakt in mei 2023. Het voorbeeld hoeft niet de enige mogelijke oplossing te zijn. Bij het inrichten van processen en bij inkoop is het verstandig om na te gaan of er nieuwe ontwikkelingen zijn en experts te raadplegen.
Geef een reactie