Hoe maak je een toegankelijke pdf?

In dit artikel lees je wat essentieel is bij het maken van een een toegankelijke pdf. Een toegankelijke pdf maak je namelijk niet met een druk op de knop, maar met een goed ingericht werkproces. Kort gezegd komt het neer op 3 stappen: een goed brondocument, een goede conversiemethode en nabewerking.

Een toegankelijke pdf

Een toegankelijke pdf voldoet aan de succescriteria van WCAG èn heeft onder andere de volgende eigenschappen:

1. de (beschrijvende) documenttitel is zichtbaar in de titelbalk
2. het contrast van tekstkleur met de achtergrondkleur is afdoende en alle informatie is ook beschikbaar als je kleuren niet kan onderscheiden
3. het document heeft bladwijzers waarmee je door het document kan navigeren
4. een goede codelaag in een goede volgorde
5. correcte metadata

In het artikel ‘Hoe zit een toegankelijke pdf in elkaar?‘ hebben we dit uitgebreid beschreven en de achtergronden toegelicht.

Een toegankelijk document maken is een proces

Een document maak je niet toegankelijk door het op te slaan als een toegankelijke versie of met een knop in software. Een toegankelijk document is het resultaat van een proces waarin toegankelijkheid een grote rol speelt.

Als je bijvoorbeeld een pdf maakt met een tekstverwerkingsprogramma of een opmaakprogramma, dan zorg je daar al voor toegankelijkheid. Dit doe je door goede koppen te maken (door bij Stijlen het juiste kopniveau te kiezen), afbeeldingen een alternatief te geven, lijstopmaak te gebruiken en bijvoorbeeld tabellen goed op te maken. Vervolgens moet je zorgen dat deze extra informatie bewaard blijft door het document op de juiste manier op te slaan of te exporteren. Dit kan niet met alle software en meestal moet je ook zorgen dat er een aantal opties aangevinkt wordt. Meestal is nog nabewerking nodig.

Stappen

Stap 1: een goed brondocument

De eerste stap is dat je zorgt voor een goed brondocument. Dit betekent dat je onder andere zorgt voor een goed gestructureerd document waarbij je koppen aangeeft met het juiste kopniveau, lijsten opmaakt als opsommingslijsten en afbeeldingen een tekstueel alternatief geeft op het moment dat ze informatie geven.

Een goed brondocument kun je bijvoorbeeld maken in de laatste versies van Word, Libre Office / Open Office of InDesign.

Stap 2: converteren / exporteren zonder verlies van informatie

Belangrijk is dat alles wat je hebt gedaan voor toegankelijkheid in het brondocument meegenomen wordt naar de uiteindelijke pdf. Daarvoor exporteer je het bronbestand naar pdf, of sla je het op als pdf. Twee verschillende termen voor dezelfde actie.

Hiervoor heb je het volgende nodig:

• software die kan exporteren naar / opslaan als een gecodeerde pdf zonder informatieverlies
• de juiste instellingen waarbij een gecodeerde pdf gemaakt wordt met bladwijzers

Bladwijzers zijn links die je in een apart venster in een reader kan gebruiken om snel door een document te bladeren. Doorgaans zorg je dat de koppen als bladwijzers getoond en gebruikt kunnen worden. Dit kun je bij exporteren / opslaan aangeven.

Met de meeste (gratis) software kun je geen gecodeerde pdf met bladwijzers maken. De meeste software is hier destructief. Je gooit informatie, soms de hele codelaag, weg. Een belangrijke uitzondering van gratis software waarmee je wel een toegankelijke pdf kunt maken is Libre Office / Open Office.

Met de laatste versie van Microsoft Word en de laatste versies van AdobeInDesign kun je een brondocument exporteren naar / opslaan een enigzins toegankelijke pdf. Je moet echter nabewerken in bijvoorbeeld Acrobat Pro. Er gaat bijvoorbeeld in de export van Word naar pdf veel fout dat nog gerepareerd moet worden. Gebruik van oudere versies van software, zoals het gebruik van Word 2010, zorgt voor een minder tot veel minder goed toegankelijk document en nog meer nabewerking. Dit kun je voorkomen door een goede plug-in voor Word te gebruiken met aangepaste sjablonen..

Gebruik software die je bij doelstellingen past. Wil je een toegankelijk PDF-formulier maken, dan kan je wel een brondocument maken met Microsoft Word of Adobe InDesign, maar er is heel veel handmatige nabewerking nodig. Omdat een pdf-formulier ook niet overal goed ondersteund wordt (bijvoorbeeld smartphones met diverse software) kan het gebruiksvriendelijke en goedkoper zijn om een webformulier te gebruiken in plaats van een pdf-formulier.

Nabewerking kan nodig zijn om de pdf volledig toegankelijk, en conform richtlijnen, te maken.

Gebruik geen pdf-printer!

Let op: een pdf-printer is geen goede manier om een pdf te maken. Een ‘pdf-printer’ is een plug-in (vaak gratis) waarbij je via de dialoog voor afdrukken een pdf maakt. Bij deze methode wordt de codelaag weggegooid. Wij hebben nog geen pdf-printer kunnen vinden die van een toegankelijk document een toegankelijke pdf kan maken.

Stap 3: nabewerking

Helaas is je document dan nog niet altijd af. Soms is er nabewerking nodig om het document goed toegankelijke te maken. Afhankelijk van de software die je hebt gebruikt, de kwaliteit van het brondocument en de complexiteit van het document, moet je bijvoorbeeld nog de tabvolgorde instellen of bijvoorbeeld bij een tabel de rijkoppen nog markeren.

Dit kan (gedeeltelijk) met Acrobat Pro of met speciale software, zoals axesPDF.

Terminologie

Het programma waarmee het brondocument gemaakt wordt heet in het Nederlands de ‘pdf-producent‘ en in het Engels de ‘producer’. Het programma waarmee je het brondocument exporteert naar een pdf heet de ‘Toepassing’ en in het Engels de ‘creator’. Je kunt deze informatie meestal terugvinden in de metadata van een document. In Acrobat Pro bijvoorbeeld kun je die zien via Bestand > Eigenschappen.

Software selectie en kennis

Bij alle 3 de stappen heb je software nodig die kan doen wat bij elke stap nodig is. We zien in onze praktijk dat software niet zorgvuldig gekozen wordt of dat er geen grip is op de verschillende soorten conversietools die mensen in een organisatie gebruiken. Denk eraan dat pdf-printers geen goede conversietools zijn.

Zorg dat je zeker weet dat de software die in jouw organisatie gebruikt wordt geschikt is en dat er kennis is om deze op de juiste manier te gebruiken. Dit kun je doen door je erin te verdiepen en te (laten) testen of je alle 3 de stappen kan doorlopen met als uitkomst een toegankelijke pdf.

Meer informatie

Wil je meer weten over hoe je een toegankelijk document maakt, of welke nabewerking nodig zijn? Bekijk dan de volgende informatie:

• Hoe zit een toegankelijke pdf in elkaar?
  Wat is er anders aan een toegankelijke pdf? In dit artikel leggen we je uit wat er anders is aan een toegankelijke pdf en welk verschil dat maakt.
• 5 InDesign-tips voor een toegankelijke pdf
  5 tips voor het maken van een toegankelijke pdf in InDesign. Daarnaast lees je over nabewerking en welke online trainingen je verder kunnen helpen.
• Online trainingen bij LinkedIn Learning
  LinkedIn Learning (voorheen Lynda) biedt trainingen voor het maken van toegankelijke pdf’s in Word, InDesign en Adobe
• Instructies voor verschillende softwarepakketten (Engelstalig)
  Voor verschillende softwarepakketten is een specifieke informatieve instructie geschreven door het Accessible Digital Office Document (ADOD) Project. De meeste pakketten hebben echter wel beperkingen.
• Instructies voor verschillende softwarepakketten (Nederlandstalig)
  Anysurfer heeft Nederlandstalige vertalingen van een aantal van bovenstaande instructies geschreven. Zoals voor Microsoft Word 2010.
• Instructies voor Word 2016
  Instructies van WebAIM voor Microsoft Word 2016 voor Windows. Let op: De Mac-versie van Word biedt beduidend minder mogelijkheden om een toegankelijke pdf te maken. Ook moet je een online dienst in het programma gebruiken.

Versies

Dit eerste versie van dit artikel is gepubliceerd in 2013. Dit artikel wordt regelmatig geüpdatet.