Je kunt Word gebruiken om een om een bronbestand te maken dat je omzet naar pdf. Documenten die je online publiceert moeten toegankelijk zijn. Daarom moet je bij het opzetten van je sjablonen rekening houden met de toegankelijkheid.
In dit artikel gaan we in op Word-documenten die omgezet worden naar pdf. Houd er rekening mee dat er zelfs bij de meest geoptimaliseerde export met alleen Word (getagde pdf met bladwijzers) doorgaans toegankelijkheidsproblemen ontstaan in de uiteindelijke pdf. Voor een goed toegankelijke pdf is daarom nodig om aanvullend software voor Word te gebruiken waarmee je wel een toegankelijke pdf maakt of om de pdf na te bewerken.
In dit artikel vind je 15 tips om een toegankelijk sjabloon te maken.
Vooraf: Gebruik de laatste versie van Word
Zorg dan dat je een recente of de meeste recente van Microsoft Word gebruikt.
Als je als organisatie nog Word 2016 gebruikt dan gaat het niet lukken met de toegankelijkheid van een Word-document of een pdf die je hier mee maakt. Je kunt bijvoorbeeld niet eens een afbeelding decoratief maken.
Word 2016 wordt niet meer ondersteund sinds oktober 2020. Ook wordt er geen nieuwe functionaliteit meer toegevoegd. Het is echt tijd om over te stappen op de nieuwste versie van Word of Office.
Zie ook: Word 2016 kan niet meer.
1. Maak een sjabloon per documenttype
Zorg dat je voor elk type document een apart sjabloon maakt. Leer medewerkers hoe ze dit moeten gebruiken. Gebruik nooit een ander document als basis voor een nieuw document.
2. Maak de titel goed op
In je sjabloon zorg je voor een stijl voor je titel. Zorg dat de titel en de kop op het hoogste niveau niet op hetzelfde niveau staan.
Concreet: het is niet goed als je titel in een pdf opgemaakt is met een <H1>-tag en de hoogste kop ook met een <H1>-tag. Dat betekent dat je in Word dus ook niet de documenttitel opmaakt als ‘Kop 1’. Maak bij voorkeur de titel op met de stijl ‘Titel’ en de hoogste kop in de inhoud van het Word-document met een ‘Kop 1’.
Er zijn doorgaans meerdere koppen op niveau ‘Kop 1’ in een Word-document en in de pdf zijn er dan meerdere koppen die getagd zijn als <H1>. Zo maak je goed onderscheid tussen de titel en de koppen.
3. Zorg voor goede koppen
Zorg dat er stijlen zijn voor alle kopniveaus: van ‘Kop 1’ tot en met ‘Kop 6’.
Je kunt ook meerdere varianten maken van een kopniveau. Zo kan je een ‘Kop 2’ maken die paars is en cursief en gebruikt wordt in lopende tekst, terwijl je voor kaders een donkergroene kop op niveau 2 maakt die ook een ‘Kop 2’ is.
Hiermee zorg je dat de koppenhiërarchie klopt en je toch de opmaak kan gebruiken die je wilt.
4. Zet informatie niet alleen in kopteksten en voetteksten
Informatie in de koptekst en voettekst is standaard decoratief. Zet de organisatienaam (afzender) en/of contactgegevens daarom niet alleen in de koptekst of voettekst van het document. Kopteksten en voetteksten zijn standaard decoratief en worden niet gepresenteerd aan hulpapparatuur. Zet ook geen andere essentiële informatie niet alleen in de koptekst of voettekst. Denk hierbij aan het type document (Memo, Besluit et cetera) en andere informatie als dossiernummers.
5. Zorg voor stijlen voor alle contentelementen
Zorg dat alle nodige stijlen beschikbaar zijn. Denk hierbij aan alle koppen (van niveau 1 tot en met niveau 6 en afhankelijk van het document genummerd en ongenummerd), bijschriften, stijlen voor tabellen, lijsten, geneste lijsten, voetnoten en/of eindnoten. Verwijder alle overbodige stijlen uit het sjabloon Zorg dat het document alleen stijlen bevat die in het document gebruikt mogen en kunnen worden.
6. Gebruik geen opmaaktabellen
Gebruik geen opmaaktabellen. Het gaat vaak mis met leesvolgorde en met een screenreader krijg je ook informatie over de tabel gepresenteerd. Tabellen zijn voor data, niet voor opmaak.
7. Maak afbeeldingen toegankelijk
Zorg dat vaste afbeeldingen een beschrijvende alternatieve tekst hebben.
8. Maak stijlen voor datatabellen
Zorg voor goede datatabellen. Werk uit welk type tabellen gebruikt mogen en kunnen worden in je document: tabellen met alleen rijkoppen, tabellen met alleen kolomkoppen, tabellen met rijkoppen en kolomkoppen.
De exportmogelijkheden van Word voor tabellen zijn beperkt. Houd er dus rekening mee dat je pas een toegankelijk tabel krijgt met nabewerking of als je aanvullende software gebruikt in Word.
9. Gebruik geen tekstvakken
Vermijd het gebruik van tekstvakken. De tekst wordt doorgaans niet gepresenteerd. Het kan ook voorkomen dat het tekstvak wel aanwezig is, maar niet op een logische plek in de leesvolgorde staat.
10. Vermijd afbeeldingen van tekst
Gebruik geen afbeeldingen van tekst, zoals 1 afbeelding met daarin een logo en de contactgegevens van de organisatie. Afbeeldingen van tekst zijn niet goed bruikbaar voor mensen die de weergave van tekst moeten aanpassen.
11. Zorg dat de juiste taal is ingesteld
Zorg dat de taal van het document goed is ingesteld. Zorg dat stijlen niet onbedoeld in een andere taal staan.
12. Regel opmaak en witruimte in de stijlen
Zorg dat witruimte in de stijlen is vastgelegd. Bijvoorbeeld een witruimte na een kop. Hiermee voorkom je lege paragrafen.
Voorbeeld: aanpassen van witruimte bij een kop 1
Open het deelvenster stijlen door in het tabblad start naast de stijlengallerij op het pijltje te klikken voor het deelvenster Stijlen.
Je kunt ook de volgende toetsencombinatie gebruiken: CTRL + Alt + Shift + S.
Bewerk nu de stijl voor Kop 1. Klik hiervoor in het deelvenster stijlen op het pijltje naast kop 1.
Kies op het submenu dat nu verschijnt op ‘Wijzigen’.
In het venster dat nu verschijnt is een van de laatste knoppen een dropdown ‘Opmaak’. Visueel staat deze linksonder.
Kies in dropdown voor ‘Alinea’. De term staat los van dat je nu een kop 1 aan het opmaken bent: je bewerkt nog steeds de kop.
Er verschijnt nu een nieuw venster ‘Alinea’. Het tabblad ‘Inspringingen en afstand’ is geopend. De derde sectie is afstand. Je kunt hier afstand voor en na de kop instellen. De ‘witruimte’ dus.
Wijzig de witruimte waar nodig zo veel mogelijk in de sjablonen en niet per los document. Hiermee zorg je voor eenheid in vormgeving in al je documenten.
13. Zorg voor goed kleurcontrast voor tekst, in datatabellen en grafieken
Zorg voor een kleurenoverzicht met toegankelijke kleurcombinaties en pas deze toe:
- Zorg voor goed kleurcontrast van alle elementen waarvoor je stijlen hebt gemaakt
- Vergeet niet te zorgen voor goede stijlen en kleurcombinaties voor datatabellen.
- Zorg dat er een geschikt kleurenpalet en sjabloon is voor grafieken en staafdiagrammen
14. Lettertypes en regelafstand
Het is belangrijk om je pdf goed leesbaar te maken en daar bij je vormgeving aandacht aan te geven.
Het is echter een misverstand dat deze eisen in WCAG staan. In WCAG staan géén verplichtingen over lettergrootte, geen eisen aan het soort lettertype (schreefloos of met schreef), een voorkeur voor een specifiek lettertype, eisen aan regelafstand of witruimte tussen regels. In de ISO-standaard voor toegankelijke pdf, PDF/UA, ook niet.
Ik denk dat dit deels komt door het verkeerd lezen van Succescriterium 1.4.12 Tekstafstand. Dit succescriterium gaat erover dat de gebruiker van een webpagina een aantal eigenschappen (regelafstand, alineaafstand, woordspatiering en letterspatiering moet kunnen aanpassen waarbij de webpagina goed bruikbaar moet blijven. Dit criterium gaat echter over opmaaktalen en is niet van toepassing op pdf. Daarnaast gaat het over aanpasbaarheid en niet over de originele opmaak.
15. Huur een specialist in
Het maken van sjablonen en vormgeving is een vak apart. Werk je bij een overheidsinstantie of grotere commerciële organisatie? Schakel dan experts in die alle details van sjablonen kennen en begrijpen hoe je met verschillende functiebeperkingen documenten gebruikt.
Weet dat je met alleen Word en export vanuit Word geen toegankelijke pdf’s kan maken. Kijk vooruit en maak een roadmap voor vervolgstappen waarmee je wel volledig toegankelijke pdf’s kan maken. Dat kan bijvoorbeeld door vanuit een database pdf’s te (laten) maken of door aanvullende software te gebruiken met aangepaste sjablonen te gebruiken.
Geef een reactie