In dit artikel lees je over de pdf-standaard voor archivering en verschillende versies daarvan. Overheidsinstanties die pdf’s online publiceren zijn vaak verplicht om pdf archiveerbaar aan te bieden.
Van verschillende PDF-standaarden zijn specifieke standaarden gemaakt voor specifieke doeleinden als archivering en toegankelijkheid. Hiervoor wordt dan een deel van de standaard gebruikt; een subset. Met deze beperkingen en eisen kun je dan een pdf maken die goed archiveerbaar en/of toegankelijk is. Je kunt dus niet de hele ‘moederstandaard’ gebruiken, maar alleen de subset voor archiveerbaarheid of toegankelijkheid.
Standaarden die uit een subset van een andere standaard bestaan
Voor zowel PDF-versie 1.4, PDF-versie 1.7 en PDF-versie 2.0 is een subset vastgesteld voor een goed archiveerbare pdf. Een subversie heet PDF/A, waarbij de A staat voor ‘Archive’. Ze krijgen ook een nummer dat aangeeft van welke standaard ze een subset zijn.
Het gaat dus subsets van de volledige standaard. Die subsets zijn zelf ook een standaard zijn.
PDF/A
Door je te beperken tot de PDF/A en niet de volledige moederstandaard te gebruiken kun je zorgen voor pdf’s die je op lange termijn goed kunt bekijken en gebruiken. Een eis in dit profiel is bijvoorbeeld het insluiten van de gebruikte lettertypes en het niet gebruiken van scripts.
| PDF/A-standaard | Subset van | ISO-standaard | Publicatiejaar |
|---|---|---|---|
| PDF/A-1 | PDF 1.4 | NEN-ISO 19005-1: | 2005 |
| PDF/A-2 | PDF 1.7 | NEN-ISO 19005-2 | 2011 |
| PDF/A-3 | PDF 1.7 | ISO 19005-3 | 2012 |
| PDF/A-4 | PDF 2.0 | ISO 19005-4 | 2020 |
Voor PDF 1.4, PDF 1.7 en PDF 2.0 is er dus een kleinere set eisen en mogelijkheden vastgesteld, PDF/A, die gebruikt moet worden om te garanderen dat het document op langere termijn betrouwbaar te openen is.
In verschillende software waarmee je een pdf maakt, kun je kiezen om op te slaan als een PDF/A. Je hoeft je dan zelf niet te verdiepen in of het nu PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A3 of PDF/A4 is.
Een pdf die is opgeslagen als PDF/A voldoet niet altijd aan de eisen van de specificatie. Zo kan het zijn dat niet alle gebruikte lettertypes zijn ingesloten of dat toch JavaScript gebruikt is.
Bijvoorbeeld: Voor PDF 1.7 is een subset vastgesteld voor archivering. Die subset is zelf ook een standaard. In deze standaard, PDF/A-1, is alleen opgenomen wat je kan en / of moet gebruiken voor goed archiveerbare pdf’s.
Doordat maar een deel van de algemene pdf-standaard mag gebruiken, betekent dit dat er strengere eisen zijn aan hoe de pdf in elkaar zit om te zorgen dat het doel van archivering en/of duurzaamheid wordt bereikt.
Eisen en opslaan in een PDF-standaard
Als je een toegankelijke of goed archiveerbare pdf wilt maken, dan is het belangrijk dat je het document goed opmaakt. Een klein aantal voorbeelden van wat je moet doen: Gebruik koppen, markeer afbeeldingen als decoratief of zorg voor een goede alternatieve tekst, maak tabellen toegankelijk en zorg voor een goede documenttitel. Wat hier er allemaal bij komt kijken en hoe je dit doet beschrijven we in aparte artikelen, dat gaat buiten het bestek van dit artikel.
Conformiteit met de standaard
Het is niet zo dat als je een document opslaat als een bepaald standaard voor een specifiek doeleinde, zoals archiveerbaarheid of toegankelijkheid, het daarmee ook een goed archiefdocument of een toegankelijk document is.
In elke standaard staan eisen waaraan het document moet voldoen. Als je opslaat als een bepaald versie of subversie dan beweer je dat je aan die eisen hebt voldaan. Je claimt conformiteit. Daar is geen check op bij het opslaan.
Vergelijk het met een reep chocola. Ik kan een chocoladewikkel gebruiken die zegt dat de chocola geen sporen van noten bevat. Maar enkel een wikkel afdrukken (een label) zegt nog niets over het waarheidsgehalte van de claim. Hiervoor moet je processen op orde hebben en testen.
Het kan dus zijn dat je een document opslaat dat helemaal niet aan die eisen voldoet.
Voor zowel de claim voor een chocoladereep zonder sporen van noten als voor een toegankelijke of archiveerbare pdf is het nodig dat er een goed ingericht productieproces is met controle op deze aspecten.
Volgende artikel
Voor de komst van PDF/UA: Conformiteitsniveaus PDF/A