De toegankelijkheid van documenten valt onder de richtlijnen WCAG 2.1 en onder de Webrichtlijnen. De richtlijnen gebruik je als middel om content die je in documenten aanbiedt toegankelijk te maken.
Digitale toegankelijkheid betekent dat digitale informatie toegankelijk is voor iedereen. Ook voor mensen met een functiebeperking en voor ouderen. Bijvoorbeeld als je minder goed of niet kan zien, of geen muis kan gebruiken. Digitaal toegankelijke informatie is beter bruikbaar, vindbaar en doorzoekbaar door zoekmachines, door verschillende mensen en op verschillende apparaten.
WCAG
In de internationale toegankelijkheidsrichtlijnen (WCAG 2.1) worden dezelfde eisen gesteld aan bestanden die je online aanbiedt als aan gewone webpagina’s (pagina’s in HTML). Toegankelijkheid gaat dus niet alleen over informatie op gewone webpagina’s, maar ook om informatie in documenten, zoals een tekstbestand, spreadsheet, pdf of digitaal boek. Alle succescriteria van WCAG 2.1 zijn ook van toepassing op online documenten, zoals Word- en pdf-documenten.
De eisen in het kort
Een toegankelijk document moet aan dezelfde eisen voldoen als een HTML-pagina. Dat betekent onder andere het volgende:
- Tekst moet beschikbaar zijn voor screenreaders.
- Plaatjes die informatie overbrengen hebben een alternatieve tekst.
- Decoratieve afbeeldingen, zoals sfeerplaatjes of lijnen, kunnen worden genegeerd door hulpapparatuur doordat ze gemarkeerd zijn als niet-functionele afbeelding.
- Alle tekst heeft voldoende contrast.
- Informatie is ook duidelijk als je geen kleuren kan onderscheiden.
- Koppen zijn niet alleen vet of groter, maar ook in de code opgemaakt als koppen.
- De leesvolgorde is ook duidelijk als je het document niet kan zien.
- Je kan het document goed gebruiken als je geen muis gebruikt, maar bijvoorbeeld alleen het toetsenbord.
- Tabellen en formulieren zijn toegankelijk gemaakt.
- De hoofdtaal van het document is aangegeven en passages in een andere taal zijn gemarkeerd met de juiste taal.
Bovenstaande lijstje is niet uitputtend, maar geeft slechts voorbeelden. Een toegankelijke pdf voldoet aan alle succescriteria van WCAG 2.1 op niveau AA.
Artikelenreeks over documenten conform WCAG 2.1
In een artikelenreeks passen we alle eisen uit WCAG 2.1 toe op documenten. De serie is in ontwikkeling. Het overzicht van gepubliceerde en geplande artikelen:
- Inleiding WCAG 2.1 en documenten
- Principe Waarneembaar
- Principe Bedienbaar (nog niet gepubliceerd)
- Principe Begrijpelijk (nog niet gepubliceerd)
- Principe Robuust (nog niet gepubliceerd)
- Conformiteitseisen (nog niet gepubliceerd)
- Uitgelicht: Eisen alternatieve versie
Een ontoegankelijk document met een toegankelijk alternatief: de eisen
Er is een uitzondering voor documenten waarvoor je een toegankelijk alternatief aanbiedt. Je mag het document – onder bepaalde voorwaarden – ontoegankelijk aanbieden als je daarnaast een gelijkwaardig toegankelijk alternatief aanbiedt. Je mag dus een ontoegankelijke pdf publiceren, als je dezelfde content en functionaliteit ook in HTML aanbiedt. Dubbel werk, maar het kan in sommige gevallen een overweging zijn. De voorwaarden en mogelijkheden vind je in het artikel: ‘Een ontoegankelijk document met een toegankelijk alternatief. Wat zijn de eisen?‘.