De toegankelijkheid van documenten valt onder de richtlijnen WCAG 2.1. De richtlijnen gebruik je als middel om content die je in documenten aanbiedt toegankelijk te maken.
Digitale toegankelijkheid betekent dat digitale informatie toegankelijk is voor iedereen. Ook voor mensen met een functiebeperking en voor ouderen. Bijvoorbeeld als je minder goed of niet kan zien, of geen muis kan gebruiken. Digitaal toegankelijke informatie is beter bruikbaar, vindbaar en doorzoekbaar door zoekmachines, door verschillende mensen en op verschillende apparaten.
WCAG
In de internationale toegankelijkheidsrichtlijnen (WCAG 2.1) worden dezelfde eisen gesteld aan bestanden die je online aanbiedt als aan gewone webpagina’s (pagina’s in HTML). Toegankelijkheid gaat dus niet alleen over informatie op gewone webpagina’s, maar ook om informatie in documenten, zoals een tekstbestand, spreadsheet, pdf of digitaal boek. Alle succescriteria van WCAG 2.1 zijn ook van toepassing op online documenten, zoals Word- en pdf-documenten.
Een ontoegankelijk document met een toegankelijk alternatief: de eisen
Er is een uitzondering in WCAG voor documenten waarvoor je een toegankelijk alternatief aanbiedt. Je mag het document – onder bepaalde voorwaarden – ontoegankelijk aanbieden als je daarnaast een gelijkwaardig toegankelijk alternatief aanbiedt. De voorwaarden, nadelen en mogelijkheden vind je in het artikel: ‘Een ontoegankelijk document met een toegankelijk alternatief. Wat zijn de eisen?‘.
PDF-technieken W3C zijn verouderd
Let op: De PDF-technieken van het W3C zijn verouderd en onvolledig. De technieken zijn geschreven voor Acrobat Pro9. De ondersteuning daarvoor is al in 2013 beëindigd. Zie: Beëindigde ondersteuning Reader 9 en Acrobat 9 (en ouder).
In 2023 publiceert de PDF Association technieken en informatie over toegankelijke pdf’s dat een goed alternatief zal zijn.
PDF/UA
Er is een aparte ISO-standaard voor pdf: PDF/UA. Hierin staat precies hoe een toegankelijke pdf in elkaar zit. Een pdf is erg anders dan een HTML-pagina. WCAG is daarom niet altijd makkelijk te gebruiken voor pdf.
Advies is dan ook om bij de inrichtingen van processen, het aanschaffen van tools, het inkopen van pdf’s en testen gebruik te maken van PDF/UA.