PowerPoint is een programma voor het maken van presentaties. Als je een presentaties online deelt, maak de PowerPoint-presentatie dan toegankelijk of bied een toegankelijke hand-out aan. Gebruik voor een zo optimaal mogelijk resultaat de laatste versie van PowerPoint.

Toegankelijke PowerPoint-presentatie

Voor de meeste websites geldt: deel een PowerPoint alleen met de bezoekers van de presentatie of maak een verslag van de inhoud van de presentatie en zet dat online. Zie ook HTML, pdf, Word, Excel, Powerpoint of EPUB?

Sjabloon

Voor het maken van een toegankelijk PowerPoint-bestand is het belangrijk dat je een toegankelijk sjabloon gebruikt. De meeste nieuwe thema’s in de laatste versie van PowerPoint zijn toegankelijk. Pas het contrast of de achtergrondpatronen niet zo aan dat ze de leesbaarheid belemmeren. Voor het centraal aanpassen van de vormgeving gebruik je het diamodel. Voor de verschillende types dia’sbinnen een presentatie gebruik je de ‘dia-indelingen’.

Hoe eenvoudiger en schoner je je sjablonen houdt, hoe beter de toegankelijkheid wordt. Volg de gebruikelijke toegankelijkheidsrichtlijnen van WCAG voor zaken als alternatieve tekst, contrast en beweging. Volg ook de tips van Microsoft voor toegankelijke PowerPoint-presentaties.

Gebruik standaarddia’s

Ga niet zelf elementen toevoegen als er standaarddia’s bestaan. Screenreaders kunnen namelijk de inhoud voorlezen op basis van de volgorde waarin je elementen aan de dia hebt toegevoegd. Gebruik dus de standaarddia’s.

Alt-attributen

Vertrouw niet op automatisch gegenereerde alt-attributen. Deze zijn vaak geen goed alternatief voor een afbeelding. Markeer decoratieve afbeeldingen als decoratief.

Complexe afbeeldingen moeten een uitgeschreven tekstueel alternatief hebben. Let op: een alt-attribuut is voor een korte tekst voor mensen die niet kunnen zien. Een uitgeschreven tekstueel alternatief voor een complexe afbeelding is zichtbaar en nodig voor mensen die slechtziend zijn en geen toegang hebben tot een alt-attribuut.

Omdat je bij een presentatie een hoop vertelt en de PowerPoint een visueel hulpmiddel is, is het voor een presentatie niet nodig om alles wat je vertelt – en in een plaatje te zien is – ook in tekst uit te schrijven op je dia’s. De PowerPoint en je presentatie zijn dan samen 1 geheel.

Ga je de PowerPoint echter als een zelfstandig communicatiemiddel gebruiken, bijvoorbeeld een vergaderstuk dat mensen vooraf kunnen bestuderen of voor het presenteren van onderzoeksresultaten, bied dan de informatie niet enkel in plaatjes aan zonder volledig tekstueel alternatief. Je moet dan alternatieven uitschrijven voor complexe afbeeldingen.

Toegankelijkheidscontrole

In PowerPoint zit een tool voor toegankelijkheidscontrole. Die vind je boven in het lint onder ‘Controleren’ en dan ‘Toegankelijkheid controleren’. De toegankelijkheidscontrole kan je helpen.

Maar let op: een automatische controle is altijd heel beperkt. En de toegankelijkheidscontrole gaat over de PowerPoint zelf. Niet over de pdf die je ervan maakt. Zie ook Regels voor de Toegankelijkheidscontrole om te zien waarop gecontroleerd wordt. Als je de toegankelijkheidscontrole gebruikt, dan vindt je in de uitleg instructies over hoe je de leesvolgorde controleert.

Notities zijn geen toegankelijk alternatief

Het is een misverstand dat je een PowerPoint-presentatie toegankelijk kan maken door alles uit te schrijven in de notities van een presentatie. Een alternatief moet gelijkwaardig zijn en je moet weten dat het er is. De notities zijn niet voor iedereen vindbaar of toegankelijk.

Je kunt ook met andere tools of in andere formaten publiceren dan met PowerPoint. Helaas is een Keynote-presentatie (Apple) niet toegankelijk. Als je wat ervaring hebt met Markdown of HTML hebt, dan kan je ook gebruik maken van reveal.js.

HTML in plaats van PowerPoint

Reveal.js is een open source HTML-presentatieraamwerk. Het is een tool waarmee je presentaties kan maken die je in browser kan tonen. Ook hiervoor kun je een sjabloon maken dat aansluit bij de huisstijl.

Een dergelijk presentatie is makkelijk toegankelijk te maken.

Zie ook het artikel HTML, pdf, Word, Excel, Powerpoint of EPUB?

PowerPoint gebruiken voor pdf-publicaties

PowerPoint wordt ook steeds meer gebruikt als brondocument om bijvoorbeeld onderzoeksrapporten te maken. Probleem hierbij is dat je van een PowerPoint niet makkelijk een toegankelijke pdf maakt. Ook met een toegankelijk sjabloon komt daar nog veel werk bij kijken. Je hebt dan een middel gekozen dat niet goed aansluit bij het doel om op een toegankelijke manier informatie te delen. Het is daarom belangrijk dat je vooraf nadenkt over hoe je makkelijk informatie online toegankelijk kan presenteren en daar een werkwijze voor maakt.

In een ‘PowerPoint-pdf’ wordt vaak informatie alleen of vooral visueel aangeboden. Voor een toegankelijke pdf heb je tekstalternatieven nodig, voor complexe afbeeldingen zelfs uitgeschreven tekst.

Dit maakt het maken van een toegankelijke pdf van een PowerPoint-presentatie zeer bewerkelijk. Met de nieuwste versie van PowerPoint 365 op een Mac (juni 2023) kan ik niet eens een getagde pdf maken. Dit kan met PowerPoint voor Windows wel, maar er is veel nabewerking nodig om een toegankelijke pdf te krijgen.

Het beste advies is dan ook om PowerPoint niet te gebruiken als online bestand om informatie te delen of als basis voor een pdf. Vraag dit ook niet als opdrachtgever. Gebruik liever Word of InDesign als een basis voor pdf. Ook dan is nabewerking nodig.

Meer informatie