Een pdf publiceren op een website is zo gebeurd, en omdat pdf’s publiceren zo weinig moeite kost, bestaat een website vaak uit een onnoemelijk aantal pdf’s. Denk hierbij aan informatie als bekendmakingen, agenda’s en besluitenlijsten van de raad, B&W-besluiten en beleidsregels. Gemeentelijke websites staan er vaak vol mee. Wij stellen iedere keer de vragen: ‘Moet je al deze informatie überhaupt wel op de gemeentelijke website staan?’ en ‘En wanneer kan het er dan weer af?
Vragen, waarop wij geen kant-en-klaar antwoord kunnen geven. En waar we ook verschillende antwoorden op krijgen. En misschien is er niet 1 antwoord of een eenduidig antwoord. Maar we doen een poging! En we hopen op jouw hulp.
Denk mee en deel kennis!
We zijn benieuwd naar ervaringen met en kennis bij gemeentes met de publicatie van documenten. Kan jij ons antwoord geven op de volgende vragen:
- Welke informatie publiceer je en is er bron voor een verplichting?
- Hoe lang laat je bepaalde informatie op de site staan? Weet je of hiervoor regels zijn?
- Plaats je informatie die je op ruimtelijkeplannen.nl publiceert ook op de eigen gemeentelijke website? Waarom wel of niet?
Om dit punt goed uit te zoeken en informatie te delen, ontvangen we graag je reactie via deze website of via onze LinkedIn-groep Documenten en toegankelijkheid. Wil je liever per mail reageren, dat kan ook. Stuur je reactie naar info@documenten-en-toegankelijkheid.nl.
Artikel over publicatie documenten en bewaartermijn op gemeentelijke websites
De uitwerking publiceren we (Iacobien Riezebosch en Saskia Schrijver) in een artikel op documenten-en-toegankelijkheid.nl. Het gaat ons om de inzichten: organisatienamen worden niet zonder je toestemming in het artikel verwerkt. We hopen met dit artikel te helpen bij het nemen van beslissingen over het plaatsen en verwijderen van documenten.
Naar mijn mening is de vraag: ‘wat moet je als gemeente publiceren op een website’ te beperkt en kun je door een niveau dieper te gaan deze vraag overbodig maken.
Open data zou het sleutelwoord moeten zijn (en het principe “open tenzij…”).
Een gemeente zou al haar documenten op moeten slaan in een digitaal archief waarbij ze standaard als “openbaar” zijn aangemerkt (tenzij er specifiek door de politiek vastgelegde omstandigheden van toepassing zijn). Alle openbare documenten uit dat archief zouden vanaf de website toegankelijk en doorzoekbaar moeten zijn. De vraag wat er moet worden gepubliceerd en in welke vorm vervalt dan, wob-verzoeken zijn niet meer nodig en de transparantie neemt enorm toe. Als alle openbare data ook van buitenaf kan worden benaderd kunnen slimme burgers er de handigste apps mee bouwen zonder dat het de gemeente(en dus de belastingbetaler) iets kost.
Ik realiseer me natuurlijk heel goed dat dit een complex en ongetwijfeld langdurig proces is maar ik ben van mening dat dit wel het doel moet zijn dat je als gemeente voor ogen moet hebben en de richting moet bepalen van al je acties op dit terrein. De technologie is hierbij niet de beperkende factor maar het vraagt vooral om een andere mindset binnen overheid en politiek.
Kijk ook vooral eens over de grenzen, er wordt op veel plaatsen al hard aan dit proces gewerkt en de opgedane kennis wordt met liefde gedeeld.
Ter inspiratie: in mijn flipboard-magazine vind je veel artikelen over (lokale en landelijke) overheid, open data, Innovatie en aanverwante onderwerpen. http://flip.it/udJ9s
Dank voor je reactie, Johan. Goed dat je het belang van open data benadrukt. Dat kunnen we zeker bij de beantwoording van het vraagstuk gebruiken als manier om te publiceren.
Voorliggende vraag blijft denk ik dat je als gemeente moet weten wie wat publiceert (moet jouw organisatie dit publiceren, iemand anders?) en welke verplichten zijn er om dat op jouw site of op een andere overheidssite te doen.
Bij wat je moet publiceren is het ook interessant of er in sommige gevallen een kopie van getekende documenten geplaatst zou moeten worden. Daar heb ik het antwoord nog niet op, maar kun je daar wat met open data doen?