De eigenaar of beheerder van een website heeft vaak geen volledig beeld van de content op zijn of haar website. Dat komt omdat de focus ligt op gewone webpagina’s (HTML-pagina’s). Meestal bestaat een groot deel van de website echter uit documenten als pdf’s. De bezoeker moet wel zijn weg vinden tussen of in deze documenten. Als je als eigenaar of beheerder niet het totaalplaatje in beeld hebt, dan kun je geen regie hebben op de hele website.
We negeren vaak een groot deel van de website
Verbetertrajecten voor toegankelijkheid en bruikbaarheid focussen vaak op gewone webpagina’s, de HTML-pagina’s. Dit zijn de pagina’s waarbij de content meestal via een contentmanagementsysteem (CMS), een systeem zoals WordPress, op de website gezet wordt. Ook contentaudits, het in beeld brengen van webpagina’s en de kwaliteit ervan, zijn vaak beperkt tot ‘gewone webpagina’s’.
Je ziet vervolgens dat op een beperkt deel van de website regie komt: de HTML-pagina’s. Voor dat deel wordt bepaald wat wel of niet op de site moet worden gepubliceerd, wie content mag plaatsen, aan welke nationale of internationale standaarden de content moet voldoen en er worden interne kwaliteitseisen opgesteld.
Als je echter pdf’s buiten de scope houdt, dan mis je een groot deel webcontent waar de bezoeker ook zijn weg in moet vinden. Content die ook van jouw organisatie is en evengoed accuraat, actueel, gebruiksvriendelijk en toegankelijk moet zijn. Voor documenten gelden dan ook dezelfde eisen in de internationale toegankelijkheidsrichtlijnen, WCAG 2.1, en in de Webrichtlijnen als voor HTML-pagina’s. Als je documenten negeert, dan kijk je met kokervisie naar de gebruiker, de website, het budget en oplossingen.
Kwantiteit: de ijsberg, en hoe groot is deze?
Als je kijkt naar je website, hoe groot is het aandeel van pdf’s dan? Je kunt de website vergelijken met een ijsberg waarbij alleen het deel boven water (de HTML) zichtbaar is. Het deel onder water, de pdf’s, is vaak niet goed zichtbaar voor de beheerder en niet goed beheerd. De gebruiker heeft er echter wel mee te maken.
In onze praktijk zien we verschillende verhoudingen. Grote websites waarbij een relatief klein deel bestaat uit pdf’s. Dit relatief klein deel beslaat dan nog duizenden pdf’s. Of bijvoorbeeld een gemeentelijke toptakenwebsite, waar toch een groot deel pdf’s achter blijkt te liggen. In dit specifieke geval 80 procent van de website. Hierbij hebben we het raadsinformatiesysteem (RIS) nog buiten beschouwing gelaten. Een RIS is een deel van de site waarop alle openbare stukken van de gemeenteraad staan.
De verhouding gewone webpagina’s (HTML) – pdf zegt niet alles. Een website kan relatief weinig documenten hebben, omdat ook bij de gewone webpagina’s een wildgroei ontstaan is. Een laag percentage wil daarom niet zeggen dat er regie is op de documenten. Je moet daarom ook kijken naar het absolute aantal pdf’s.
Kwaliteit: kwaliteit en bruikbaarheid
Bij onze onderzoeken bekijken we naast het de kwantiteit ook naar de kwaliteit van documenten. Bijvoorbeeld of er titels zijn, welke software gebruikt wordt, of de metadata klopt et cetera. Dit helpt ons te zien of en welke regieproblemen er zijn.
Wat moet je doen?
Voorkom de valkuil dat je denkt dat je nu al die pdf’s toegankelijk moet maken conform de internationale toegankelijkheidsstandaard WCAG 2.1. Het gaat er namelijk niet om dat je pdf’s gaat repareren of een deel van de workflow verbetert, maar dat je content bruikbaar en toegankelijk aanbiedt.
Dat betekent dat je wellicht niet alles wat je nu in pdf aanbiedt nog moet aanbieden. Omdat het niet tot je kerntaken behoort of omdat het verouderd is. Ook hier geldt dat je als organisatie content wil aanbieden die toegankelijk, bruikbaar, actueel, volledig en juist is. Daar heb je als organisatie bij pdf’s vaak (nog) geen beeld van of grip op.
Een goed startpunt is daarom om de documenten die de organisatie online aanbiedt te inventariseren. Om grip te hebben op de bruikbaarheid en toegankelijkheid van content, moet je als eigenaar of beheerder een volledig beeld hebben van de website. Hoe groot is deze, hoeveel documenten zijn er, wat is de kwaliteit ervan en hebben we hier regie op?
Je kan pas over oplossingen nadenken als je in kaart brengt of er een probleem is en waaruit dat bestaat.
Meer informatie
- Statistieken en pdf’s: waarom en hoe ga je meten?
Meet hoe vaak pdf’s worden gedownload. Met deze cijfers kan je onderbouwen waarom bepaalde pdf’s wel of niet op de website zouden moeten staan. En welke pdf’s als eerste verbeterd moeten worden of omgezet worden naar een ander bruikbaarder bestandsformaat. - Geen pdf maar HTML!
Waarom een document in HTML vaak meer voordelen oplevert dan een document in pdf. - HTML, pdf, Word, Excel, PowerPoint of EPUB
Help je de bezoeker met het plaatsen van pdf’s, Powerpoints en Excel-bestanden? Een overzicht van bestandsformaten, voor- en nadelen. - Defensie: van papieren tijdschriften naar Online Magazines (in HTML!)
Van papieren magazines naar online magazine in HTML. In deze case lees je wat zijn de voordelen zijn en waar moet je op letten bij het maken van zo’n magazine. - EPUB voor toegankelijke documenten: een alternatief voor pdf?
In dit artikel lees je wat EPUB is, de voordelen en voorbeelden.
Geef een antwoord