Sinds 1978 heeft de papieren versie van de Defensiekrant een belangrijke rol vervuld bij het intern en extern verspreiden van Defensienieuws. Aan het papieren tijdperk is een einde gekomen. In januari 2014 ging de eerste online Defensiekrant van het ministerie van Defensie live. Lezers kunnen nu de achtergronden bij het Defensienieuws overal en altijd lezen: op de laptop, de tablet en de smartphone. Na de digitale Defensiekrant transformeerde Defensie nog 6 papieren magazines naar een online-variant. Daarmee is Defensie het eerste ministerie dat op deze schaal personeelsbladen digitaliseert.
We zijn benieuwd naar hoe het magazine in deze vorm ontstaan is, waarom voor HTML (een programmeertaal waarmee je webpagina’s maakt) gekozen en wat de voordelen en uitdagingen in de praktijk zijn. Tijd voor een interview met Gerrit Berkouwer, senior adviseur kwaliteit en innovatie en Stephan Tabben, product owner van de Dienst Publiek en Communicatie (DPC) van het ministerie van Algemene Zaken. Ze waren vanaf de start betrokken bij de ontwikkeling van de online magazines van Defensie. Deze prachtige HTML-magazines zijn te vinden op magazines.defensie.nl. Inmiddels zijn er al veel meer magazines met deze opzet.
Gerrit Berkouwer en Stephan Tabben vertellen: “Voordat er naar digitaal gegaan werd, heeft Defensie het aantal papieren personeelsbladen al teruggebracht van ruim 50 naar 7. Aanleiding voor het bundelen van magazines en de overgang naar digitaal zijn bezuinigingen en de wens aan te sluiten bij de mogelijkheden die digitale bladen bieden. Bij het nadenken over digitaal was de eerste gedachte om het blad zo te maken dat het geschikt werd voor het lezen op tablet. Pdf leek niet voor de hand te liggen, omdat het niet altijd goed te lezen is op verschillende devices.”
Het magazine moet door iedereen te lezen zijn
Vaak zie je dat magazines als pdf worden aangeboden of dat er een aparte app komt. Hoe zijn jullie tot HTML gekomen?
“We hebben samen met Defensie over een nieuwe vorm van het Magazine nagedacht. De eerste gedachte was om een blad te maken dat je kan lezen op een tablet. Maar ja, maak je dan een blad dat werkt op de iPad? Wat doe je als een ander formaat tablet op de markt komt, of tablets van andere merken? We kwamen tot de conclusie dat een magazine maken voor de verschillende platformen geen duurzame oplossing is. Een magazine dat geschikt is voor de verschillende browsers is dat wel.
Vervolgens zijn we gaan kijken naar hoe je een magazine in HTML maakt. De werkwijze voor het papieren magazine was om deze op te maken in InDesign of Illustrator en dan als eindproduct een papieren magazine te hebben. Je kan vanuit die pakketten exporteren naar HTML. Maar dat werkte niet goed omdat je minder invloed op de kwaliteit van de code hebt, het werkproces complexer is en het uiteindelijk veel duurder is dan zelf templates ontwerpen en het eigen CMS (een systeem waarmee je content kan publiceren op je website) te gebruiken”.
Hoe zit het magazine in elkaar?
Het magazine ziet er mooi uit. Hoe zit het in elkaar?
“Er zijn 2 templates ontwikkeld voor het maken van het magazine. Daarbinnen kun je verschillende contentblokken gebruiken voor tekst, afbeeldingen, infographics, tabellen en video. En dat leidt tot verrassend veel variatie”.
Wat zeggen de statistieken?
Het mooie van HTML-pagina’s is dat je kan meten hoe vaak een pagina bekeken wordt. Bij pdf kun je hoogstens zien dat het gedownload wordt, ook al zien we veel dat organisaties downloads van pdf nog niet meten. Wat leren jullie van de statistieken van de magazines?
“We kunnen zien dat er overdag meer koppen gesneld worden en ’s avonds meer doorgelezen wordt in de artikelen op tablets.
Vergelijken met papier kan niet, want er zijn geen data hoeveel mensen het magazine daadwerkelijk lazen of welk artikel ze bekeken. Dat kan dus wel met de statistieken van een webpagina. We weten wel hoe groot de oplage van het papieren magazine was, maar niet hoeveel artikelen in het papieren magazine bekeken werden. Of je een artikel gaat lezen wordt natuurlijk ook voor 99% bepaald door of de informatie in het artikel interessant is. Als het niet interessant is of niet aansluit bij de lezer, dan ga je het niet lezen.
Het oorspronkelijke idee was om een magazine te maken voor de tablet. Nu blijkt dat van de bezoekers 50 procent de magazines op een desktop bekijkt, 25 procent op een tablet en 25 procent op een smartphone. Het wordt nu dus anders gebruikt dan vooraf voorspeld. En dat kan ook. ’s Avonds wordt langer en meer op een tablet gekeken. De gemiddelde leestijd per bezoeker van het magazine is 7 minuten.
Werkwijze en workflow
In de praktijk zien we dat organisaties nog magazines maken zoals in het printtijdperk. Er wordt een opmaakprogramma als InDesign gebruikt. Het tijdschrift wordt vormgegeven alsof het gedrukt gaat worden, alhoewel het magazine nooit gedrukt zal worden. Het wordt alleen nog gemaakt om online te zetten. Je ziet dat men niet loskomt uit het werkproces om een magazine te maken dat met print verbonden was. Het enige verschil is dan de output, online in plaats van print. Vaak als een online pdf die je niet goed op verschillende devices kan bekijken. Hoe hebben jullie de overgang van papieren magazine naar digitaal magazine aangepakt en jullie losgemaakt van ‘online drukwerk’?
“De oude werkprocessen zijn inderdaad het opmaken van het magazine in InDesign en een blad dat periodiek verschijnt. En in eerste instantie werd ook vanuit dit proces gedacht, namelijk het blijven opmaken in InDesign en dan converteren naar HTML.
Met het gebruik van een CMS en templates konden we echter veel effectiever en kostenbesparend werken. Het verschil is wel dat je in InDesign elke pagina helemaal anders kan opmaken, dat geeft meer vrijheid. Nu werk je met een beperkt aantal templates. Dat heeft ook voordelen voor de bruikbaarheid, waarover straks meer.
Voor beide partijen, Defensie en DPC was het even wennen. Voor de medewerkers van Defensie is het een andere manier van werken geworden. In plaats van opmaaksoftware is het nu werken met webtechnologie zoals HTML en CSS (taal waarin je het ontwerp en vormgeving vastlegt van de website). En je kan niet meer elke pagina uniek opmaken. Vanuit DPC waren we gewend om enkel vanuit bezoekersvragen antwoorden te geven en dat zo goed mogelijk te doen. Nu zijn we ook bezig met ‘beleving’. Het lezen van een magazine is ook een ervaring en niet het sec antwoord op een vraag zoeken.”
Wat betreft het verschijnen van het magazine werkt het nog wel net zo als met print. Er is wel nagedacht om het idee van edities los te laten. Maar dit was een te grote stap voor de gebruiker en de organisatie. We zijn dus met edities blijven werken. Er wordt een editie gemaakt en als die af is wordt begonnen met de volgende editie. Er worden tussendoor geen artikelen gepubliceerd.
Er zijn ook wat verschuivingen in de werkzaamheden. Bij een papieren magazine of pdf is er niet iemand nodig die films maakt. Dat is nu wel een mogelijkheid en daar heb je dan ook iemand voor nodig. De video kunnen we overigens weer goed toegankelijk aanbieden. Zo wordt er ondertiteling en audiodescriptie aangeboden zodat een filmpje bruikbaar is voor mensen met een auditieve of visuele beperking en kun je als gebruiker kiezen uit verschillende bestandsformaten. Op het vlak van video is nog veel meer mogelijk. Dat zijn we nu ook aan het verkennen”.
Controle op vormgeving en bruikbaarheid
Als we doorpraten over het magazine komen we op de kwaliteit en toegankelijkheid van het magazine. Het vraagt veel kennis en het is arbeidsintensief om een pdf toegankelijk op te maken. Nu wordt gewerkt met webpagina’s en een open source CMS (Content Management Systeem, Hippo). Gerrit Berkouwer en Stephan Tabben vertellen over de voordelen die dit heeft:
“Met behulp van de templates en bijbehorende CSS ligt de vormgeving ten dele vast. Je kunt wel variëren, maar niet zomaar allerlei andere kleuren of stijlen buiten de huisstijl kiezen. Hierdoor werk je binnen de huisstijl wat zorgt voor eenheid en voorkomt dat gekozen wordt voor bijvoorbeeld stukken tekst met te laag contrast.
Het CMS biedt mogelijkheden om de content toegankelijk aan te bieden. Je kan een knop gebruiken om te markeren dat een deel in een andere taal is. Een screenreader kan dat deel tekst dan ook in de juiste taal uitspreken. De redacteur kan makkelijk een alternatieve tekst invoeren voor een afbeelding. Eerst was dat een verplicht veld, maar nu niet meer. Dat is omdat er veel sfeerafbeeldingen zijn die een screenreader moet negeren en daarom een lege alternatieve tekst moeten hebben. Als een redacteur een afbeelding invoert wordt door het CMS wel gelijk gevraagd wat het tekstuele alternatief is. Als je een kop invoert in het systeem dan kun je zien welke koplengte nog goed werkt op verschillende weergaven.
Een redacteur hoeft niet zelf een inhoudsopgave te maken. Die wordt voor je gebouwd.
Een ander voordeel is dat een redacteur tabellen in het CMS kan invoeren en dat dit dan weergegeven wordt als een grafiek met daarbij nog een toegankelijke tabel. Zo wordt het beeld verrijkt, maar is het beeld makkelijk te creëren en de informatie makkelijk aanpasbaar”.
Printen…
We horen vaak opmerkingen vanuit organisaties die denken dat mensen een magazine nog willen printen. Of je bezoeker dat wil als deze het overal en op elk device kan bekijken zou je moeten onderzoeken. Toch de vraag: kun je het magazine printen?
Er is een printstylesheet, zodat je altijd een los artikel kan printen. Daarnaast is er voor defensiemedewerkers die geen internetverbinding hebben ook de mogelijkheid om via het gesloten intranet een overzicht met alle artikelen op 1 HTML-pagina te bekijken. Die pagina, met dus alle artikelen, kan je dan ook printen. Als je het magazine op papier bekijkt, mis je natuurlijk wel de video’s en andere interactie.
En hoe nu verder?
Welke ontwikkelingen zijn er?
Technisch is de basis van het magazine goed. We zijn wel aan het kijken of we met behulp van stylesheets meer opmaakmogelijkheden kunnen bieden. We maken dan meer templates, zodat er nog meer variatie bij de opmaak mogelijk is.
Sinds kort bieden we meer interactie door het toevoegen van een poll. Binnenkort kunnen lezers ook een reactie geven bij een artikel. Er zijn ideeën over het doorontwikkelen van de videospeler. DPC blijft natuurlijk meedenken.
Het magazine is een succes voor Defensie en dat wordt ook door andere departementen gezien. We zien het aantal aanvragen groeien en ook andere ministeries hebben besloten om te investeren in de magazines. Zo hebben we onlangs voor Buitenlandse Zaken een Engelstalig magazine gerealiseerd. Het 1ste Engelstalige magazine is ook net live gegaan.
Adviezen voor het maken van een digitaal magazine
Goed voorbeeld doet goed volgen. Zowel voor de organisatie als de bezoeker heeft het voordelen om het magazine aan te bieden in HTML. Welke tips zijn er voor organisaties die hier ook mee aan de slag willen?
Als het idee van een app langskomt, denk dan eerst na of het wel het goede middel is om mensen te informeren. Je hebt dan een app voor het ene device, maar moet dan weer een app voor een ander device maken. Je blijft aan de gang om voor iedereen de informatie bereikbaar te maken en dan heb je het alleen nog maar over devices.
Als je zelf een online magazine wilt maken, dan is een aantal dingen belangrijk. Je moet beginnen met nadenken over de eindgebruiker en bruikbaarheid in brede zin. Niet over je eigen proces of een device. Wat wil de gebruiker? Die wil het magazine misschien bekijken op een mobieltje in de trein en dan scannen of er nog iets interessants voor hem of haar in staat. Blijf met die eindgebruiker in gesprek. Alles wat dan komt in techniek en proces is volgend.
En: misschien wil de gebruiker helemaal geen digitaal magazine. Misschien wil deze wel gewoon nieuwsberichten op een site op het moment dat er nieuws is. Het doel is niet om een magazine te maken, maar om werknemers en andere betrokkenen te informeren en te verbinden.
Bij papieren magazines worden lezersonderzoeken gehouden en dat raden we voor online magazines ook aan, omdat het diepgaande informatie geeft over wat je bezoeker doet en wil.
Achtergrondinformatie
Het interview heeft plaatsgevonden op 16 februari 2015. Ontwikkelingen tot juni 2015 zijn in nagesprekken besproken en verwerkt in dit artikel. Iacobien Riezebosch en Saskia Schrijver van documenten-toegankelijkheid.nl interviewden Gerrit Berkouwer, senior adviseur kwaliteit en innovatie, en Stephan Tabben, product owner. Gerrit en Stephan werken voor de Dienst Publicatie en Communicatie, een onderdeel van het ministerie van Algemene Zaken. DPC ondersteunt alle departementen en uitvoeringsorganisaties van de Rijksoverheid in de communicatie met publiek en professionals. De magazines zijn door DPC gerealiseerd in opdracht van het ministerie van Defensie.
De magazines zijn onderdeel van het Platform Rijksoverheid Online. Organisaties binnen de Rijksoverheid kunnen met bestaande herbruikbare bouwblokken van het platform een website of online magazine laten maken.
Geef een reactie