Een pdf lijkt niet zo moeilijk. Makkelijk te maken en een pdf ziet er altijd hetzelfde uit toch? En als jij hem kan lezen, dan kan iedereen hem toch gebruiken? Of toch niet?
Nee, niet iedereen kan elke pdf makkelijk gebruiken en niet iedereen ziet een pdf per se hetzelfde. In dit artikel lees je hoe een toegankelijke pdf in elkaar zit en wat er bij komt kijken.
Een pdf op het eerste oog
Je zult gewend zijn alleen naar de visuele laag van de pdf te kijken en die te beoordelen. Voor een bruikbare en toegankelijke pdf is echter meer nodig.
Bruikbaarheid en toegankelijkheid pdf
De meeste mensen kunnen een pdf lezen op een laptop of computer. Met een smartphone wordt het al lastiger.
Als je de tekst wilt laten voorlezen, bijvoorbeeld omdat je dyslectisch bent, dan moet het document ‘echte tekst’ bevatten en niet alleen een plaatje van tekst. ‘Echte tekst’ is ook nodig als je wilt zoeken naar woorden of termen binnen het document. Het kan zijn dat een gescand document geen tekst bevat, maar alleen een plaatje van tekst. Dat kan ook het geval zijn met een pdf die je maakt met een pdf-printer.
Als je slechtziend bent, dan wil je de tekst in een pdf misschien wel in 1 kolom weergeven, of met een andere contrastverhouding. Dat is mogelijk bij een goed opgemaakte toegankelijke pdf.
Als je blind bent dan gebruik je niet de visuele weergave van een pdf, maar dan gebruik je met een screenreader een achterliggende structuurboom met tags. Hiermee kun je de pdf gebruiken met braille of spraak. Zijn er geen tags of is niet alles getagd, dan kun je als blinde de pdf helemaal niet of niet goed gebruiken.
Of een pdf bruikbaar is en toegankelijk is, hangt van veel meer af dan van de visuele laag. Je kunt een mooi opgemaakte pdf hebben die niet bruikbaar is voor iedereen, omdat de informatie niet toegankelijk wordt aangeboden.
Een toegankelijke pdf
Een toegankelijk document ziet er op het eerste gezicht niet anders uit dan een ontoegankelijk document. Behalve dat de volgende punten altijd op orde zijn:
- er is een (beschrijvende) documenttitel en deze is zichtbaar in de titelbalk
- het contrast van tekstkleur met de achtergrondkleur is afdoende en alle informatie is ook beschikbaar als je kleuren niet kan onderscheiden
Een toegankelijke pdf heeft ook achterliggende lagen:
- bladwijzers
- tags
- metadata
Deze lagen zie je niet op het eerste gezicht. Deze zijn echter nodig voor vindbaarheid, doorzoekbaarheid, brede bruikbaarheid en toegankelijkheid. We lichten deze 5 punten toe.
1. Documenttitel in titelbalk
Een toegankelijk document heeft een beschrijvende documenttitel die getoond wordt in de titelbalk.
Er zijn veel documenten waarbij alleen in de lopende tekst van het document een titel staat. In de eigenschappen (metadata) van het document is dan geen documenttitel aangegeven en / of er is niet aangegeven dat de documenttitel ook in de titelbalk boven het document moet worden getoond.
Een beschrijvende documenttitel in de titelbalk maakt het voor gebruikers makkelijker om te zien welk document ze lezen of open hebben staan. De documenttitel kan ook worden weergegeven in tabbladen waardoor je makkelijker naar het juiste document schakelt als je verschillende document tegelijk geopend hebt.
2. Contrast en kleur
In een toegankelijke pdf is wordt bij het gebruik van kleur rekening gehouden met toegankelijkheid. Het contrast is afdoende voor veel mensen die minder goed kunnen zien. Daarnaast is ervoor gezorgd dat informatie niet alleen beschikbaar is als je niet alle kleuren goed kan onderscheiden. Bijvoorbeeld omdat je kleurenblind bent. Dat geldt voor 1 op de 12 mannen en 1 op de 200 vrouwen. Of als je helemaal geen kleuren ziet omdat je blind bent.
2.1 Contrast
Contrast van tekstkleur en achtergrondkleur
Vaak zie je dat er minder regie is op de creatie van pdf-documenten in vergelijking met HTML-pagina’s. Ook wordt de huisstijl van een organisatie niet altijd gevolgd.
Voor een goede bruikbaarheid van het document moet het contrast afdoende zijn. In de internationale toegankelijkheidsrichtlijnen WCAG 2.1 worden de volgende minimale eisen aan de contrastverhouding gesteld:
- 4,5:1 voor gewone tekst
- 3:1 voor grote letters (vanaf 18 punten)
- 3:1 voor vette letters (vet en groter of gelijk aan 14 punten)
Contrast niet-tekstuele elementen
Niet alleen bij tekst moet je rekening houden met contrast, maar ook bij de zogenoemde ‘niet-tekstuele elementen’ die nodig zijn om de informatie te gebruiken of te begrijpen. De contrasteis is hier 3:1.
Denk hierbij aan:
- Iconen die aangeven dat een getal een telefoonnummer is. Dit icoon moet voldoende contrast hebben.
- Iconen die een link zijn naar social media, zoals een twitter icoon. Dit icoon moet voldoende contrast hebben met de achtergrond.
- Contrast tussen kleurvlakken en contrast van kleurvlakken met de achtergrond in een cirkeldiagram als er geen scheidingslijnen zijn en de informatie niet tekstueel wordt geduid.
- Contrast tussen staven in een staafdiagram met de achtergrond en voldoende contrast tussen de verschillende kleuren staven als dit niet tekstueel wordt geduid.
Een goede Engelstalige uitleg vind je bij het W3C: Understanding Success Criterion 1.4.11: Non-text Contrast
Met een eenvoudige tool kun je de contrastverhouding berekenen. Als je de kleurnummers in een contrasttool invoert, dan kun je zien of het contrast afdoende is voor een bepaalde lettergrootte. Zorg dat je altijd de precieze kleurnummers weet. Je vindt een overzicht van handige contrasttools op Iacobien.nl.
2.2 Informatie niet alleen afhankelijk van kleur
Het is belangrijk dat je informatie ook kan begrijpen als je geen kleur kan onderscheiden. De informatie in bijvoorbeeld een plattegrond of tabel moet dus ook duidelijk zijn als je geen verschil ziet tussen rood en groen, of helemaal geen kleuren kan onderscheiden.
Een voorbeeld is een tabel waarin niet alleen een grijs bolletje en een groen bolletje gebruikt worden voor de data waarop de grijze en groene containers opgehaald worden. Er wordt ook tekstueel aangegeven welke container bij een datum hoort.
Kleuren kunnen behulpzaam zijn, maar gebruik ook tekst om de informatie te ontsluiten of gebruik verschillende vormen en een tekstueel alternatief.
3. Bladwijzers
Elke digitale pdf die koppen en / of meer dan 1 pagina bevat, heeft bladwijzers nodig. Bladwijzers zijn links die je in een apart venster in een reader kan gebruiken om snel door een document te bladeren. Vaak worden hiervoor koppen van een document herbruikt.
4. Tags en volgorde
Bij een toegankelijke pdf is alle informatie getagd en die tags staan in een logische volgorde:
- In de structuurboom met tags wordt bij alle onderdelen informatie gegeven over de rol ervan op de pagina (kop, lijst, paragraaf et cetera).
- De volgorde van de tags is logisch. Vaak komt deze overeen met de volgorde van de visuele weergave, maar het kan zijn dat er voor duidelijkheid juist een kleine afwijking is.
4.1 Tags
Met de juiste tags wordt informatie toegankelijk voor gebruikers van hulpapparatuur zoals een brailleleesregel. Zij gebruiken dus niet de visuele weergave van de informatie, maar de tags die de informatie gestructureerd weergeeft. Ook moet, volgens specificatie, deze tags gebruikt worden voor een andere weergave.
Koppen worden gemarkeerd met het juiste kopniveau (h1, h2, h3 et cetera), paragrafen als paragrafen, tabellen hebben tags voor kolomkoppen en / of rijkoppen en opsommingslijsten zijn goed opgemaakt.
Hier zijn 3 zaken belangrijk:
- er moeten tags zijn
- de structuurboom moet betekenisvolle tags bevatten voor de verschillende onderdelen van de pagina
- de structuurboom met tags moet alle relevante content van de pagina bevatten in een bruikbare volgorde
Tags zijn betekenisvol als ze aangeven of een stuk tekst een kop is, een paragraaf, een opsomming of bijvoorbeeld een tabelkop of tabelcel. Ook informatieve afbeeldingen zijn getagd en hebben een beschrijvende alternatieve tekst. Al deze tags moeten in een goede volgorde staan, zodat de tekst ook begrijpelijk is als je niet kan zien.
Als er geen tags zijn, dan kan het zijn dat het document geen inhoud heeft voor iemand die een screenreader gebruikt. Het document kan dan voor hen ‘leeg’ zijn, ook al zien we een document met informatie.
Een voorbeeld van een fout met de tags is een deel tekst in 3 kolommen, waarbij eerst alle eerste regels worden voorgelezen, vervolgens alle tweede regels, dan alle derde regels et cetera. Je kan je voorstellen dat je de tekst dan niet meer kan begrijpen.
4.2 Leesvolgorde?
Software moet de tags gebruiken voor een andere weergave van de pdf. Als je slechtziend bent en een pdf in 1 kolom wilt of een andere kleurstelling, dan moet voor deze andere weergave de tags worden gebruikt. Niet alle software volgt de specificaties voor pdf (zoals PDF 1.7) of de standaard voor toegankelijkheid pdf (PDFD/UA) .
Sommige software, zoals op moment van schrijven (maart 2021) Acrobat Pro DC, maakt voor een andere weergave geen gebruik van de boomstructuur met tags . In vorige versies van dit artikel bespraken we daarom ook nog de laag met de leesvolgorde. Probleem is dat dit niet beschreven is in de standaard en er dus onduidelijkheid is over de impact van het aanpassen van andere lagen.
De tags moet in een duidelijke volgorde staan waarmee het document ook goed bruikbaar is voor bijvoorbeeld mensen die slechtziend zijn. Dit kun je bijvoorbeeld bekijken met de screenreader preview van PAC 2021.
5. Metadata
In de metadata staat informatie over het document, zoals de titel van het document, of het document getagd is, de pdf-versie die gebruikt wordt en in welke taal het document is. Dit zijn belangrijke aspecten voor toegankelijkheid en de bruikbaarheid van een document. We bespreken ze hier kort.
5.1 Documenttitel en auteur
De documenttitel die we in paragraaf 1 beschreven zie je ook in de metadata terug.
Pas op met de auteur van het document. Misschien wil je hier wel alleen de organisatie of afdeling terugzien. En niet de naam, inlogcode (!) of afkorting van een beleidsmedewerker die het document achter de schermen heeft opgesteld.
5.2 Pdf-versie en open standaarden
De Nederlandse overheid hanteert een open standaardenbeleid. Een aantal eigenschappen van een open standaard zijn dat die vrij of laagdrempelig beschikbaar is, dat er geen beperkingen zijn aan het gebruik (vastgelegde intellectuele eigendomsrechten zoals patent of royalites) en dat de onafhankelijkheid van de beherende organisatie is geborgd.
Pdf’s bied je als overheidsinstantie (enkele uitzonderingen daargelaten) aan in een formaat dat een open standaard en je zorgt dat het document ook aan die specificatie voldoet.
Uitgangspunt is dat informatie die in open standaard wordt aangeboden beter uitwisselbaar, duurzaam, archiveerbaar en toekomstbestendig is. Zie ook de paragraaf ‘Open standaard‘.
5.3 Getagde pdf
Een goed toegankelijke pdf is altijd getagd. In de metadata kun je alleen zien of er aangegeven is of een pdf getagd is. Niet of er alle informatie getagd is met de juiste elementen en of deze in de goede volgorde wordt aangeboden. Zie hiervoor ook paragraaf 4.1
Het kan zijn dat aangegeven is dat de pdf niet getagd is, maar dat er toch tags zijn. Dit kan komen doordat het document in het proces als een ‘basic-variant’ is opgeslagen. Een ‘nee’ bij dit veld hoeft dus niet te betekenen dat er geen tags zijn. Zie ook de paragraaf ‘Open standaard‘.
5.4 Taal
In de metadata van een document vind je informatie over het document. Ook over in welke taal het document is (Engels, Nederlands, Duits et cetera). Als de juiste taal is aangegeven, dan kan het document makkelijk met de juiste uitspraak in die taal worden voorgelezen.
WCAG 2.1
De toegankelijkheid van pdf is een eis in de internationale toegankelijkheidsrichtlijnen WCAG 2.1. Omdat online documenten, zoals pdf, ook webcontent zijn worden dezelfde eisen gesteld als aan andere pagina’s op het web. Dat betekent dat documenten net als webpagina’s aan de succescriteria van WCAG 2.1 (niveau AA) moeten voldoen.
Alle 5 bovenstaande punten zijn daarmee ook op orde.
Open standaard
Open standaarden staan los van de toegankelijkheidseisen. Er zijn echter specificaties waarin eisen gesteld worden aan toegankelijkheid. Hiermee kan je toegankelijkheid en uitwisselbaarheid van informatie optimaal borgen. Op dit moment zijn dat:
- PDF/A-1 (NEN-ISO 19005-1:2005)
Dit is een subset van PDF-versie 1.4. PDF/A-1a is voor documenten die toegankelijk moeten zijn. - PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011)
Dit is een subset van PDF-versie 1.7. PDF/A-2a is voor documenten die toegankelijk moeten zijn. - PDFA/A-3 (ISO 19005-3:2012)
Dit is een subset van PDF-versie 1.7. PDF/A-3a is voor documenten die toegankelijk moeten zijn. Het verschil met de vorige versie is enkel dat elke soort bijlage geaccepteerd wordt. - PDF/UA (ISO 14289)
Dit is een subset van PDF-versie 1.7. Het is niet een apart bestandsformaat, maar er worden eisen gesteld aan de toegankelijkheid.
PDF/A is specifiek ontwerpen voor archiefdoeleinden. Als archivering ook belangrijk is, kun je kiezen voor een PDF/A-versie. De hoofdletter A staat voor ‘Archivable‘ (archiveerbaar’). De ‘a’ achter het cijfer staat voor ‘accessibility‘ (toegankelijkheid). Met goed gebruik van PDF/A weet je zeker dat het document op langere termijn goed weergegeven en gebruikt kan worden.
PDF/UA is het formaat voor universele toegankelijkheid. Als het document ook te archiveren moet zijn, dan kun je het document laten voldoen aan PDF/UA èn de PDF/A-2 standaard. Lukt dat niet in jouw werkproces, dan kun je het document ook in 2 versies publiceren: PDF/UA en PDF/A.
Een toegankelijk document moet ook nog voldoen aan de toegankelijksrichtlijnen WCAG 2.1 niveau AA.
Let op: PDF/A-1b, PDF/A-2b en PDF/A-3b zijn niet bedoeld voor gestructureerde toegankelijke documenten. De ‘b’ staat voor ‘basic’. Hierbij is alleen vereist dat de visuele weergave geborgd is, niet de toegankelijkheid van het document.
Pdf is een complex bestandsformaat
Bij een toegankelijke pdf komt veel meer kijken dan je op het eerste oog ziet. Pdf is complexer dan je in eerste instantie denkt.
Om informatie in een pdf toegankelijk en duurzaam aan te bieden is enkel een mooie visuele laag niet genoeg. Zorg dat het document bladwijzers heeft, een zichtbare documenttitel, een goede structuurboom heeft met de juiste tags in de juiste volgorde en goede metadata bevat.
Meer informatie
- Hoe maak je een toegankelijke pdf?
In dit artikel lees je wat essentieel is bij het maken van een toegankelijke pdf. Een toegankelijke pdf maak je namelijk niet met een druk op de knop, maar met een goed ingericht werkproces. Kort gezegd komt het neer op 3 stappen: een goed brondocument, een goede conversiemethode en nabewerking. - 5 InDesign-tips voor een toegankelijke pdf
5 tips voor het maken van een toegankelijke pdf in InDesign. Daarnaast lees je over nabewerking en welke online trainingen je verder kunnen helpen - In 5 stappen een pdf onderzoeken op toegankelijkheid
Hoe spoor je snel toegankelijkheidsproblemen op in een pdf-bestand? In dit artikel leer je 5 veelvoorkomende problemen op te sporen en te begrijpen. - De gemiddelde gebruiker bestaat niet
De gebruiker van een website vergelijken we te veel met onszelf. Je buurvrouw of oudere kennis heeft andere vaardigheden en mogelijkheden. Waar houd je rekening mee? - Contrast van tekst met achtergrondkleur op een toegankelijke site
In dit artikel van Iacobien lees je alles over bruikbaar contrast: contrastverhoudingen, aanpak en tools.
Versies
Dit eerste versie van dit artikel is gepubliceerd in 2013. Dit artikel wordt regelmatig geüpdatet. De laatste update is van maart 2021. Hierbij is informatie over de leesvolgorde aangepast.