Moet je een getekend document online plaatsen?

Het is niet nodig een document met handtekening online te publiceren. Het publiceren van een handtekening speelt geen rol voor de rechtsgeldigheid van een besluit of om te laten zien dat het besluit echt en bekrachtigd is. Daarnaast is het fraudegevoelig om handtekeningen van privé-personen online te delen. Publiceer het besluit online in een toegankelijk opgemaakte webpagina of toegankelijk document zodat iedereen de inhoud kan lezen. En dus zonder ‘natte handtekening’.

Wat is een ‘natte handtekening’?

Een ‘natte handtekening’ is een handtekening door een persoon met pen op papier. De naam komt van het gebruik van inkt. Een handtekening onder een document geeft aan dat de persoon het eens is met wat er in een document staat. Het is een bekrachtiging.

Een document met natte handtekening wordt doorgaans online geplaatst na het printen, ondertekenen en scannen van een document. Deze documenten bespreken we in dit artikel.

Naast de natte handtekening bestaan ook elektronische en digitale handtekeningen.

Moet een besluit een handtekening bevatten?

Moeten online besluiten met een natte handtekening gepubliceerd worden om rechtsgeldig te zijn? Dr. mr. Mathieu Paapst, ICT-jurist en bestuurskundige en wetenschappelijk adviseur bij ICTRecht, zocht het uit.

De term die hier gebruikt wordt is ‘uitgaande stukken’. Dit zijn uitgaande brieven, maar ook besluitenlijsten en raadsbesluiten. Uitgaande stukken van de gemeenteraad, en van het college van burgemeester en wethouders moeten volgens de Gemeentewet ondertekend zijn door burgemeester en de griffier (voor raadsstukken), of door de burgemeester en de gemeentesecretaris (voor collegestukken).

Belangrijke bevindingen voor de vraag of je een besluit mèt handtekening moet publiceren:

1. Het is voor de bekendmaking en rechtsgeldigheid van een genomen besluit niet nodig dat het online gepubliceerde stuk een handtekening bevat. Een ‘natte handtekening’ of digitale handtekening voegt niets toe aan eisen op het gebied van betrouwbaarheid, beschikbaarheid en beveiliging die de wet al stelt aan de bekendmaking via een online gemeenteblad.
   De besluiten op officielebekendmakingen.nl bevatten daarom ook geen handtekening, maar vermelden enkel wie de tekeningsbevoegde vertegenwoordiger is.
2. Een kopie van het uitgaande stuk moet wel ondertekend in het archief van de gemeente aanwezig opgeslagen worden. Dat kan ook met een digitale handtekening. Zonder een dergelijke handtekening is een raadsbesluit onbevoegd gepubliceerd.

Dit gaat ook op voor bijvoorbeeld provincies en waterschappen. Ook de Tweede Kamer publiceert geen online documenten met handtekening.

Het is dus niet nodig een document mèt handtekening online te publiceren.

Online handtekening en fraude

Het online publiceren van handtekeningen vergroot de kans op fraude. De handtekening is online beschikbaar en kan herbruikt worden. Iemand anders kan zo’n handtekening relatief eenvoudig in een ander document verwerken. Geen prettig idee dat dit met jouw handtekening of met die van je medewerkers kan gebeuren.

Natte handtekening en bruikbaarheid document

Om een  papieren document met een natte handtekening te digitaliseren moet je het document scannen. Scannen heeft als effect toegankelijkheidsproblemen en verminderde bruikbaarheid van het zo gecreëerde document. Het vraagt extra werk om alsnog een toegankelijk en bruikbaar document te maken.

Toegankelijkheid

99,9 procent van de online documenten met een ‘natte handtekening’ is ontoegankelijk voor diverse mensen met een functiebeperking. Dit komt omdat het originele document en de handtekening ingescand zijn.

Met scannen is alle informatie uit het originele document weg. Er worden namelijk plaatjes gemaakt van het document. De originele tekst, metadata en codelaag voor toegankelijkheid gaan verloren. Veel van dit soort documenten bestaan daarom niet uit tekst, maar uit afbeeldingen. Daardoor kun je ze wel zien, maar zijn ze niet voor te lezen met voorleessoftware die bijvoorbeeld blinden, slechtzienden en mensen met dyslexie gebruiken.

Het OCR’en van een document op papier is niet afdoende om een tekst toegankelijk te maken. OCR staat voor ‘Optical Character Recognition‘. Na het scannen van een document gebruik je dan OCR-software die tekens herkent en probeert de oorspronkelijke tekst zo goed mogelijk te benaderen.

Er is dan wel tekst, maar deze tekst is niet per definitie foutloos. Bijvoorbeeld de letter ‘m’ kan aangezien worden voor de tekens ‘rn’. Daarnaast is er geen codelaag voor toegankelijkheid waarmee aangegeven wordt wat koppen zijn, hoe een tabel in elkaar zit en wat bijvoorbeeld een tekstueel alternatief voor een afbeelding is.

Ook is er geen bruikbare metadata meer aanwezig. Daarin staat onder andere de documenttitel, de auteur en de taal waarin het document is opgesteld.

Het scannen van een document leidt altijd tot extra handelingen om alsnog een toegankelijk document te maken. Het is eenvoudiger het originele document te gebruiken en deze content toegankelijk aan te bieden. Dat kan op een gewone webpagina (HTML-pagina) of als een toegankelijk document.

Bruikbaarheid

Een document dat geen echte tekst bevat, maar alleen plaatjes van tekst, is minder bruikbaar. Ook voor mensen zonder functiebeperking. Het leidt tot onder andere de volgende problemen met bruikbaarheid:

• Het document is minder goed vindbaar met interne en externe zoekmachines.
• Het document is niet te doorzoeken op woorden die de bezoeker invoert.
• Het herbruiken van content uit een document  is niet mogelijk met eenvoudig knippen en plakken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan raadsleden die een vergadering voorbereiden en aantekeningen willen maken met de oorspronkelijke tekst er bij.
• Je kunt minder makkelijk in een document navigeren. Er zijn geen bladwijzers om naar onderdelen van het document te navigeren en je kunt niet van kop naar kop gaan.
• Het document kan niet voorgelezen worden met voorleessoftware. Denk bijvoorbeeld aan iemand in een auto die met spraakherkenning informatie zoekt en laat voorlezen.

Ook hier geldt dat het eenvoudiger is om het originele document te gebruiken en deze content toegankelijk aan te bieden. Dat kan op een gewone webpagina (HTML-pagina) of als een toegankelijk document.

Verplichtingen publieke sector

(Semi-)overheden zijn verplicht informatie toegankelijk aan te bieden. Dat geldt ook voor documenten vanaf 1 januari 2015. Een gescand document toegankelijk maken is veel werk. Het is efficiënter een goed digitaal toegankelijk document toegankelijk te maken als content op een webpagina of als toegankelijke pdf.

Er volgt ook een wettelijke verplichting.

Voordelen van het publiceren van een natte handtekening

Wij zien geen voordelen in het online publiceren van handtekeningen. Wel complexiteit, nadelen en risico’s. Denk jij er anders over? Ook dan horen we graag je reactie.

Meer informatie

• Moeten digitale stukken een handtekening van de gemeenteraad bevatten?Artikel van dr. mr. Matthieu Paapst op de website van ICTRecht over of handtekeningen online gepubliceerd moeten worden. In dit artikel gaat hij dieper in op vragen over het publiceren van handtekeningen en onderbouwt hij deze antwoorden.
• Video’s over de inhoud van pdf-bestanden
  Niet elke pdf heeft een tekstuele inhoud. De pdf is daardoor niet voor iedereen bruikbaar. Bekijk de video van zo’n pdf en hoor welke informatie wel of niet in zo’n pdf aanwezig is.
• Hoe zit een toegankelijke pdf in elkaar?
  In dit artikel lees je wat er komt kijken bij een toegankelijke pdf en hoeveel meer dat is dan de visuele laag die je op het eerste gezicht ziet.