Geen pdf maar HTML! (vernieuwd)

Jaarverslagen, reglementen, onderzoeksrapporten. Vaak zijn het lange of ingewikkelde documenten die op je website staan. Een aantal jaren geleden werden deze documenten nog opgemaakt door een reclamebureau in het opmaakprogramma InDesign en als pdf-bestand naar de drukker gestuurd. En ‘O, ja, kan de pdf ook op de website, want dan kunnen mensen deze ook downloaden.’ Dus werden websites gevuld met stapels documenten van tig-MB.

Inmiddels worden deze documenten niet meer gedrukt, maar nog steeds wel in InDesign opgemaakt en als pdf op de website gepubliceerd. Of, nog makkelijker voor de organisatie, documenten worden nu in Word opgemaakt en met een druk op de knop naar pdf omgezet.

De eerste gedachte is natuurlijk ‘moet deze informatie wel op onze website gepubliceerd worden?’. Als het gaat om een verplichting is het antwoord ‘ja’. Het kan zijn dat je verplicht bent om een jaarverslag te publiceren, een reglement of een onderzoeksrapport. En zo zijn er natuurlijk nog een hele rits van dit soort documenten die je moet publiceren op je website. Maar is een pdf wel het juiste middel? Is er een alternatief dat niet veel beter is en toegankelijker?

Case: jaarlijkse rapportage Amerikaanse overheid in HTML

Information Sharing Environment (ISE), onderdeel van de Amerikaanse overheid, koos ervoor om haar jaarlijkse rapportage naar het Congres (ISE 2013 Annual Report to the Congress) ook als webpagina’s te publiceren.

Voordelen HTML-versie

Het publiceren van de rapportage in HTML leverde ISE de volgende voordelen op:

• Betere vindbaarheid:
  De HTML-versie werd veel meer bezocht dan de pdf-versie. In één maand kreeg de webversie evenveel bezoekers als de pdf-versie in één jaar.
• Betere statistieken:
  Door het indelen van het rapport in hoofdstukken konden zij zien welke onderdelen het beste werden bezocht.
• Beter delen:
  En doordat de hoofdstukken eigen url’s hebben, konden gebruikers ook makkelijker hoofdstukken van het rapport delen met andere gebruikers.
• Betere doorzoekbaarheid:
  De zoekfunctie voor de website kon ook het rapport doorzoeken.
• Goed op mobiel:
  De HTML-versie is responsive, dus op iedere schermgrootte was het rapport goed te lezen.
• Beter toegankelijk:
  Doordat nette en juiste HTML-code de basis is, is de webversie makkelijker toegankelijker te maken dan pdf. Ook voor mensen met een screenreader.

Information Sharing Environment publiceerde het rapport ook als pdf. Deze werd slechts een paar keer opgevraagd.

Wat zijn de mogelijkheden?

Information Sharing Environment gebruikte Bootstrap om het rapport te publiceren. Dit is open source software en dus gratis te gebruiken. Je kunt zelfs op Github hun code gebruiken.

Een andere mogelijkheid is dat de webbouwer een speciale template voor dit soort rapporten maakt. De template heeft in ieder geval een eigen navigatie (hoofdstukindeling), logo en een link naar de homepage. Als de pagina’s mooi zijn opgemaakt met behulp van style sheets dan ziet het er ook nog gelikt uit. In HTML is inmiddels veel mogelijk op het gebied van lettertypes en je kan het vormgeven zoals jij wilt. Dat geldt ook voor de printbare weergave die je met een apart style sheet kan vormgeven.

Goed voorbeeld in Nederland:
RDW Jaarverslag 2013

De RDW publiceert sinds 2010 haar publicitair jaarverslag in HTML, zoals het RDW Jaarverslag 2013:

Jasper van der Neut, communicatieadviseur digitale media bij de RDW vertelt over de achtergrond:

“De RDW heeft 2 jaarverslagen: het wettelijke jaarverslag en het publicitaire jaarverslag. Dit laatste verslag wilde de RDW graag online publiceren. Online publiceren betekende voor de RDW dat het verslag op verschillende devices goed te lezen moet zijn.

Ontwerpbureaus kregen de opdracht om een originele oplossing te zoeken. Het resultaat: het jaarverslag in HTML. Het jaarverslag is responsive en werkt dus op verschillende devices goed en voldoet grotendeels aan de Webrichtlijnen. Er is geëxperimenteerd met applicaties op de site waarmee je dan alsnog een papieren versie kan samenstellen of kan printen.

Toen we van papier naar online gingen, hebben we niet voor pdf gekozen. Dat is ook helemaal niet aan de orde geweest, omdat de ontwerpbureaus aan de slag gingen met HTML.”

Is HTML een blijvertje voor het publiceren van jaarverslagen? “Ja, ik denk het wel. Ook de partijen die kwamen pitchen voor het nieuwe jaarverslag zijn enthousiast over de huidige HTML-versie”.

Wat zijn de plannen voor het volgende jaarverslag? “We willen nog beter in kaart brengen wat de wensen zijn van de stakeholders. In welke onderwerpen zijn zij geïnteresseerd? En willen zij de mogelijkheid om ook een mooie printversie te maken van de HTML-versie? Hiermee gaan we aan de slag.

De wens is om het wettelijk en publicitair jaarverslag samen te voegen op 1 site. De RDW onderzoekt nu welke wettelijke eisen er zijn voor het wettelijke jaarverslag. En wat dat betekent voor een HTML-versie en de inhoud en manier van produceren van een printversie. Dan kunnen we uitzoeken of dat bijvoorbeeld kan met een tool die van de HTML een printversie maakt”.

Is HTML inderdaad een alternatief voor pdf’s?

We horen hieronder graag jullie reacties. En weet je een goed voorbeeld van een Nederlandse website die dit toepast? Laat het ons weten! We vermelden deze graag in dit blog.

Bron

Digital Gov: Step Away from the PDF’s

Update

Dit artikel is gepubliceerd op 24 april 2014. Het artikel is uitgebreid met het praktijkvoorbeeld van de RDW op 11 november 2014.

Over de auteur

Dit artikel is geschreven door Saskia Schrijver van Inhoud Telt. Als contentstrateeg adviseert en begeleidt Saskia organisaties bij webprojecten. Daarbij staat voor haar ‘nuttige, bruikbare en toegankelijke content voor de klant’ centraal.