De site waaraan je werkt bevat vaak veel documenten. Collega’s plaatsen ze zelf of jij krijgt een dringend verzoek een document online te plaatsen. Maar een site moet de bezoeker helpen. Dat betekent dat je informatie aanbiedt op een manier waarmee deze bruikbaar en toegankelijk is. Daarom worden in de internationale toegankelijkheidseisen voor webcontent eisen gesteld aan de toegankelijkheid en bruikbaarheid van documenten die online worden aangeboden. Daarnaast is het belangrijk dat je alleen informatie aanbiedt die bruikbaar is voor de bezoeker. In dit artikel geven we je een overzicht van de meest voorkomende bestandsformaten en wat de voordelen en nadelen zijn van elk type.
HTML-pagina
Een gewone webpagina die je in een browser bekijkt. Hierop kunnen andere bestanden zoals video opgenomen worden, als download aangeboden worden, of er kan naar gelinkt worden. De opmaak kan het best in een apart bestand (style sheet, ook wel css genoemd) worden geregeld. Content in HTML is goed te structureren en online te bekijken. Een HTML-pagina is ook goed toegankelijk te maken zodat deze bruikbaar is voor iedereen. Behalve voor de gebruikelijke websites kun je HTML prima gebruiken voor bijvoorbeeld magazines en jaarverslagen. Zie ook het artikel ‘Geen pdf, maar HTML!‘.
Pdf (Portable document format) is een bestandsformaat voor elektronische documenten. Deze documenten kunnen makkelijk uitgewisseld en gedeeld worden. Ze zijn ook goed offline te gebruiken. Bij het maken en opslaan van een bestand kun je kiezen voor een versie die een open standaard is (PDF-versie 1.4 of 1.7), waardoor het document door meer mensen te bekijken en te gebruiken is. Ook in de toekomst.
Een pdf kan toegankelijk gemaakt worden zodat de informatie in het document bruikbaar is voor iedereen, inclusief voor mensen met een functiebeperking. Een document maak je niet toegankelijk door het op te slaan als een toegankelijke versie of met een knop in software. Een toegankelijk document is het resultaat van een proces waarin toegankelijkheid een grote rol speelt.
Als je bijvoorbeeld een pdf maakt met een tekstverwerkingsprogramma of een opmaakprogramma, dan zorg je daar al voor toegankelijkheid. Dit doe je door goede koppen te maken, afbeeldingen een tekstueel alternatief te geven, lijstopmaak te gebruiken en bijvoorbeeld tabellen goed op te maken. Vervolgens moet je zorgen dat deze extra informatie bewaard blijft door het document op de juiste manier op te slaan of te exporteren. Dit kan niet met alle software en meestal moet je ook zorgen dat er een aantal opties aangevinkt wordt.
Pdf’s zijn niet altijd prettig te lezen op een smartphone omdat ze in praktijk niet goed meeschalen. Het invullen van pdf-formulieren op een smartphone is doorgaans niet gebruiksvriendelijk. Het aanbieden van een pdf-bestand dat je moet printen en invullen is ook niet voor iedereen bruikbaar. Niet iedereen heeft meer een printer en voor bijvoorbeeld blinden is dit niet bruikbaar.
Pdf’s zijn niet altijd gemaakt voor online weergave. Je ziet dan bijvoorbeeld de snijranden (waar het papier afgesneden moet worden na het printen) nog in beeld. Of er zijn meerdere pagina’s naast elkaar. Daarnaast wordt een pdf vaak geplaatst als de ‘zender’, een toepasselijk term hier, de informatie te veel vindt voor in een HTML-pagina. De informatie is dan niet geschreven om de bezoeker te helpen met zijn of haar vragen en de informatie is vaak niet geschreven op een manier die makkelijk van het beeldscherm leest. Het wordt ook niet minder informatie doordat je het in een pdf stopt. Wat je wel doet is de informatie voor de bezoeker begraven in een document. Denk daarom 2 keer na voordat je een pdf plaatst. In veel gevallen is het beter om de relevante informatie uit de pdf te halen, te herschrijven en in HTML aan te bieden. De pdf bied je dan niet meer aan.
‘Word-documenten’
Met ‘Word-documenten’ bedoelen we documenten die in een tekstverwerkingsprogramma zijn gemaakt, en opgeslagen zijn als een tekstverwerkingsbestand (dus niet als pdf of HTML). Voorbeelden van tekstverwerkingsprogramma’s zijn Microsoft Word, Libre Office, Open Office en Pages.
Een odt-bestand is niet door iedereen goed te bekijken omdat het niet te openen is in gangbare software om webcontent te bekijken. Wanneer een document wel goed te gebruiken is met gangbare software, dan betekent dit dat mensen op een desktopcomputer en verschillende apparaten vaak een browser of programma hebben waarmee het bestand geopend en gebruikt kan worden. Op een iPhone bijvoorbeeld kun je niet zomaar een odt-bestand openen.
Spreadsheets
Een spreadsheet of digitaal rekenblad is een computertoepassing om rekenkundige bewerkingen uit te voeren. Je ziet ook vaak spreadsheets voor korte of lange overzichten van data.
In een groot aantal gevallen is het aanbieden van informatie in een toegankelijke tabel in HTML toegankelijker voor verschillende groepen gebruikers.
‘PowerPoints’
Een Powerpoint-bestand, of een soortgelijk bestand gemaakt met andere software, is een bestand dat gebruikt wordt tijdens een presentatie. De PowerPoint opslaan als pdf maakt het bestand nog niet toegankelijk.
Een PowerPoint is echter vaak alleen interessant voor mensen die bij een presentatie waren. Het is een presentatiemiddel en niet een losstaand informatief document. Toch worden online wel PowerPoints aangeboden. Voor de meeste websites geldt: deel een PowerPoint alleen met de bezoekers van de presentatie of maak een verslag van de inhoud van de presentatie en zet dat online.
EPUB
EPUB (afkorting van ‘Electronic Publication‘) is een open formaat dat je kan gebruiken voor documenten en boeken. Je gebruikt HTML, CSS en JavaScript en dat wordt in 1 container opgeslagen. Een voordeel is dat het document zich makkelijk aan kan passen aan het apparaat dat je gebruikt en kan meeschalen. Een groot nadeel is dat een EPUB-bestand nog niet in allerlei gangbare software te openen is.
Versies
Dit artikel is het laatst geüpdatet in juni 2023. Verwijzingen naar het open standaardenbeleid zijn verwijderd. De eerste versie van dit artikel verscheen in 2015. Artikelen op deze site worden regelmatig geüpdatet.
De WRR publiceert EPUBs van onderzoeken, zie bv http://www.wrr.nl/actueel/nieuwsbericht/article/wrr-rapport-naar-een-lerende-economie-investeren-in-het-verdienvermogen-van-nederland/. Er is een poging gedaan om het EPUB formaat als standaard te laten opnemen door het Forum Standaardisatie. Dat heeft het vooralsnog niet gehaald, zie https://lijsten.forumstandaardisatie.nl/open-standaard/epub. Dit jaar nieuwe kansen?
Dag Gerrit, dank voor de aanvulling!
Interessant om te zien dat de EPUB naast de pdf wordt aangeboden. Het lijkt me goed om te gaan verkennen hoe je de bezoeker het beste helpt wanneer je een EPUB aanbiedt. Omdat het kan zijn dat EPUB nog nieuw is voor de bezoeker. En als hulp voor de bezoeker die een EPUB niet kan downloaden of openen, of niet weet wat daar voor nodig is.
Ik ben benieuwd naar de evaluatie in 2015 van EPUB 3.0 en of deze op de pas-toe-of-leg-uitlijst komt.
Ik heb met groot plezier het boek de lerende economie in epub-formaat op mijn IPhone gelezen. De pdf-versie is voor mij als blinde behoorlijk onleesbaar. Ik zou iedereen willen verzoeken om bij een enquette op de site van de overheid, in te vullen dat de informatie niet of beperkt toegankelijk is vanwege het gebruik van pdf. Daarbij dan de oproep om epub op de lijst te zetten van pas toe of leg uit.
Dank voor je reactie, Sjak! Dat de pdf-versie onleesbaar is, zal er ook aan liggen dat de pdf dan niet toegankelijk gemaakt is. Het maken van een toegankelijke pdf vraagt veel kennis en doorgaans ook extra werk.
Een pdf maken lijkt makkelijk, maar bij het maken van een toegankelijke en gebruiksvriendelijke pdf komt veel meer kijken dan het enkel opslaan als pdf. Daarnaast hebben veel organisaties nog geen goede strategie over wanneer je voor een bepaald bestandsformaat kiest. Pdf is vaak het online afvoerputje van content.
Het zou goed zijn als gebruikers vaker een reactie geven op ontoegankelijke informatie en informatie die niet gebruiksvriendelijk is. Pdf is als ziende vaak ook niet fijn op een mobiel. Er zijn echter wel situaties denkbaar waar pdf, mitst toegankelijk, wel een goede keus is.
Het zou erg behulpzaam zijn als gebruikers bij de eigenaar van de website aangeven dat informatie niet of niet volledig toegankelijk is door het gebruik van ontoegankelijke pdf’s. (In plaats van dat informatie niet bruikbaar is vanwege het gebruik van pdf). Voor veel organisaties is dit een onbekend probleem. Het idee heerst dat een pdf voor iedereen bruikbaar is. En het is moeilijk voor een ziende zonder toegankelijkheidskennis om voor te stellen wat het probleem is. Ik denk dat het helpt als organisaties en webredacteuren dat van gebruikers horen, zodat het inzichtelijk wordt en gaat leven.
Goed om weer eens te duiken in EPUB en ‘pas toe of leg uit’. Ik ga kijken wanneer dit opnieuw besproken wordt. Dank je!
Hoi Iacobien,
In je bovenstaande reactie geef je aan dat er situaties zijn waarbij een PDF, mits toegankelijk, wel een goed keuze is. Ik ben nu al een tijdje bezig met PDF en de vraagstukken er om heen. Ik kom eigenlijk steeds meer tot de conclusie dat het eigenlijk nooit een goede keuze is, tenzij het gaat om uitwisselbaarheid als afdrukbestand.
Kan jij voorbeelden geven van wanneer een PDF een valide keuze is?
Ben heel erg benieuwd.
Dag Marco,
Dank voor je reactie. Vaak is pdf inderdaad niet de optimale keus voor bezoeker en organisatie.
Ik vind een pdf voor bijvoorbeeld een handleiding van een camera (die je ook bij je wilt hebben) wel handig. Dan kun je offline op reis nog wat opzoeken. Daarnaast inderdaad het afdrukbestand dat je noemde.
De meeste organisaties zijn echter nog niet zo ver dat ze hun organisatie en systemen al ingericht hebben om altijd het optimale bestandsformaat te kunnen gebruiken. Of dat ze hier al over nadenken. Meestal gaan ze eerst nadenken over ‘hoe maak je pdf’s toegankelijk?’.
Het is nu nog pionieren en veranderingen moeten nog ingezet worden. Dat begint inderdaad met nadenken over wanneer welk bestandsformaat geschikt is en hoe je alternatieven inricht.
We zijn benieuwd naar hoe jij er mee aan de slag gaat!