5 InDesign-tips voor een toegankelijke pdf

Vaak worden pdf’s opgemaakt met het opmaakprogramma InDesign. In dit artikel lees je 5 tips waarmee je in InDesign een goede basis legt voor een toegankelijke pdf. Dit is belangrijk als het document digitaal gebruikt wordt: met een computer, tablet of smartphone. Het document is dan goed voor te lezen en te gebruiken met hulpapparatuur. Maar ook is het document goed doorzoekbaar en beter te gebruiken door verschillende bezoekers.

In dit artikel gaan we ervan uit dat je ervaring hebt met InDesign en werkt met versie 5.5 of hoger.

Als je nog niet weinig weet over tags, lees dan eerst de artikelen ‘Hoe zit een toegankelijke pdf in elkaar‘ en ‘Tags in een pdf‘.

Tip 1: Begin met goede metadata

Bij pdf is metadata informatie over het document. In de metadata van een pdf staat onder andere de documenttitel, de auteur, de taal waarin het document is en de pdf-versie.

Wat je in InDesign al moet aangeven is de documenttitel. Daarnaast kun je de auteur, het onderwerp en trefwoorden toevoegen.

Begin gelijk met het toevoegen van metadata. Dan kun je het niet meer vergeten en voorkom je dat je een document zonder titel hebt. Of erger: dat je een titel van een vorig project gebruikt. Zorg ervoor dat de metadata die je toevoegt helder is voor de lezer en beschrijvend is voor dit document.

Het toevoegen van metadata doe je als volgt:

• Nederlandstalige versie: Bestand > Bestandsgegevens
• Engelstalige versie: File > File info

In dit venster ‘Bestandsgegevens’ voer je vervolgens de metadata voor het document in.

Tip 2: Werk met alineastijlen en exporteer ze goed

In een toegankelijke pdf hebben alle onderdelen de juiste tag. Dit kun je vergelijken met de broncode van een webpagina waarbij elk onderdeel omgeven is door een code om aan te geven of het bijvoorbeeld een kop, paragraaf of opsommingslijst bevat.

Koppen worden gemarkeerd met het juiste kopniveau (h1, h2, h3 et cetera), alinea’s als alinea’s, de kolomkoppen en of rijkoppen zijn met de juiste tags opgemaakt en opsommingslijsten zijn goed opgemaakt.

Er is een makkelijke manier om dit in InDesign al te regelen. Dat doe je met ‘alineastijlen’ en het verbinden van alineastijlen aan labels. Het heet ‘alineastijlen’,  maar je gebruikt alineastijlen voor koppen, tabellen, opsommingslijsten en stukken tekst.

Belangrijk om te weten: De termen voor tags in het Nederlands zijn verwarrend omdat verschillende termen door elkaar worden gebruikt. In het Engels wordt gesproken van ’tags’ en een ‘Tagged PDF’. In Acrobat InDesign is de Nederlandse vertaling ‘labels’ en  wordt gesproken van een ‘gelabelde pdf’, in Acrobat Pro zijn de vertalingen ‘codes’ en een ‘gecodeerde pdf’. Hiermee wordt echter hetzelfde bedoeld.

Met alineastijlen kun je op een consistente manier tekst opmaken in InDesign. In InDesign geef je per alineastijl aan welk rol dit onderdeel in het uiteindelijke document heeft. Als je het bestand dan exporteert naar pdf, dan krijgen alle alineastijlen in de uiteindelijk pdf het juiste label.

Bijvoorbeeld: Als je een kop op een bepaalde manier vormgeeft, bijvoorbeeld vet, puntgrootte 10, regelafstand 14, lettertype Arial en kapitalen, dan kun je hier een stijl van maken en deze een naam geven. Bijvoorbeeld ‘Tussenkop’. Elke keer dat je een kop op deze manier wilt opmaken, dan gebruik je deze alineastijl. Je koppelt de alineastijl ‘Tussenkop’ daarna ook aan het juiste kopniveau, bijvoorbeeld h2.

Je kan alle alineastijlen in 1 overzicht doorlopen en hier de uiteindelijke pdf-tag aangeven. Dit doe je in het deelvenster ‘Alineastijlen’ onder ‘Alle exportlabels bewerken (‘Edit All Export Tags‘). Klik daar eerst bovenaan de radiobutton voor pdf aan.

Een opsommingslijst kun je op ‘Automatisch’ laten staan. Dat wordt goed geëxporteerd. Als je tenminste de opsomming goed hebt opgemaakt: Het is belangrijk is dat je een opsommingslijst gebruikt voor een opsomming. Je moet niet zelf met streepjes of vormpjes werken zonder dat het een echte lijst is. Anders ontstaat er geen goed getagde lijst in de pdf. Voor iemand die een screenreader gebruikt is alleen een ‘echte lijst’ goed bruikbaar. Bij een goed getagde lijst kan worden aangegeven dat er een lijst is en het aantal items kan genoemd worden. Ook kun je zo makkelijk binnen een opsommingslijst navigeren of een opsommingslijst overslaan.

Zijn er geen tags of is niet alles (goed) getagd, dan heb je geen toegankelijke pdf. Als je alle alineastijlen koppelt aan de juiste tags en aan het einde van je werk het document exporteert naar een toegankelijke pdf, dan is de uiteindelijke pdf goed getagd.

Tip 3: Zorg dat de volgorde van de tags klopt

Een toegankelijke pdf kun je niet alleen gebruiken als je kan zien, er zijn ook tags die gebruikt kan worden door blinden die een brailleleesregel of screenreader gebruiken. Zij gebruiken dus niet de visuele weergave van de informatie, maar de structuurboom met tags. Hoe je deze tags maakt, staat bij de vorige tip beschreven.

Met deze tip, tip 3, leer je hoe je de tagsin de goede volgorde zet. Als de tags niet in de juiste volgorde staan, dan is het document niet goed bruikbaar met screenreaders. Bij voorlezen wordt niet uitgegaan van wat je visueel zou kunnen zien, maar van de volgorde van de tags. Het kan dan zijn dat delen van het document kriskras door elkaar worden voorgelezen. Je kan je voorstellen dat je het document dan niet meer kan begrijpen.

Wat moet je doen? Sleep de elementen van de pagina zoals koppen, tekst en foto’s in het deelvenster ‘Artikelen’ en zet ze in de goede volgorde. Je plaatst hier alleen de echte (functionele) inhoud van het document. Een voorbeeld: Een portretfoto zet je in het deelvenster, een decoratieve afbeelding met schaduwen of een lijnenspel niet. Zo’n decoratieve afbeelding is visueel zichtbaar, maar voegt niets toe aan de inhoud van het document. Het is enkel vormgeving.

Tot slot vink je in het deelvenster ‘Artikelen’ de optie ‘Gebruiken voor de leesvolgorde van gelabelde PDF’s’ (‘Use for Reading Order in Tagged PDF‘)  aan’. Vink deze optie aan voor een goede volgorde van tags in de uiteindelijke pdf. Standaard is deze optie niet aangevinkt.

Belangrijk om te weten: De basispagina is een template voor opmaak. Hier moet je dan ook alleen onderdelen plaatsten die opmaak zijn en geen functionele inhoud. Alles wat op een basispagina staat kan niet in een artikelenvenster gesleept worden.

Tip 4: Alleen de tags en de volgorde ervan is een toegankelijkheidseis

Hulpsoftware moet de tags gebruiken. In een vorige versie van dit artikel schreven we bij deze tip een uitleg over een aparte laag voor de leesvolgorde voor het anders weergeven van een pdf.

Software als Acrobat laat een extra laag zien voor de leesvolgorde en Acrobat geeft adviezen over hoe je hier ook de volgorde aanpast. Hierin wordt niet de pdf-standaard PDF 1.7 en de toegankelijkheidsstandaard PDF/UA gevolgd.  Acrobat maakt geen gebruik van de tags voor het weergeven van volgorde van content en voor het anders weergeven van een pdf (Reflow / Opnieuw plaatsen) . Ze maken gebruiken van de volgorde in de ‘Content Pane. Daardoor ontstaan er misverstanden. Deze weergave toont dus bijvoorbeeld problemen bij witte tekst op witte tekst.

Het lastige is dus dat er (belangrijke) software is die de specificatie niet volgt. De ‘Order pane’ is echter niet de laag die screenreaders volgen en andere hulpsoftware zouden moeten volgen. Ook het bekijken van Reflow / Opnieuw plaatsen in Acrobat maakt gebruik van de ‘Order Pane’ en niet van de tags.

Wij kijken, conform specificatie, daarom alleen naar de tags. Laat je dus niet op het verkeerde been zetten door de volgorde en nummers van de verschillende contentlagen. Het is wel een opmerking waard dat er software is die de specificatie niet gebruikt en daarom een pdf niet goed toont in andere weergave. In de specificatie bestaat echter alleen de volgorde van de tags.

Tip 5: Gebruik het afdrukvenster niet, maar exporteer!

Een methode om een pdf te maken vanuit InDesign is om in het menu gebruik te maken van de optie ‘Afdrukken’ (Bestand > Afdrukken). Maar, op deze manier kan je nooit een toegankelijke pdf maken. Als je gebruikt maakt van deze printdialoog, maak je namelijk geen getagde pdf. Dat betekent dat er geen tags zijn en dat het document niet gestructureerd. Er zijn dan geen koppen gemarkeerd. Ook zijn er dan geen alternatieve teksten voor afbeeldingen, toegankelijke tabellen of formulieren.

Wat je wel moet doen om van het bestand een toegankelijke pdf te maken, is exporteren naar pdf. Alleen met deze export-methode kun je een toegankelijke getagde pdf maken.

Getagde pdf

Als het vinkje niet aan staat bij ‘Gelabelde pdf maken’, dan krijg je een ongetagde ontoegankelijke pdf, ondanks al het voorwerk dat je al hebt gedaan.

Bladwijzers en links

Een goede stelregel: Elke digitale pdf die koppen en / of meer dan 1 pagina bevat, heeft bladwijzers nodig. Bladwijzers (in het Engels ‘Bookmarks’) maken het makkelijk om met een reader door een document te navigeren. Je moet in InDesign eerst bladwijzers maken (dat kan in het menu via Layout > ‘Inhoudsopgave’. Vink dan ‘PDF bladwijzers maken’ aan). Bij het exporteren naar pdf komen ze in de uiteindelijke pdf te staan als je bij exporteren aanvinkt dat de export inclusief bladwijzers is.

Als je links maakt in InDesign, dan wil je dat die ook in de uiteindelijke pdf staan. Daarom wil je deze optie ook aanvinken.

Bestandsnaam en URL

Zorg ook voor een goede bestandsnaam die beschrijvend is voor de inhoud van de pdf. We hebben het hier dus niet over de titel die je bij Tip 1 hebt ingevoerd, maar over de bestandsnaam waaronder je het document opslaat.

Afhankelijk van het systeem waarmee je content op de site plaatst, kun je die bestandsnaam terugzien in de URL. Beschrijvende URL’s zijn behulpzaam voor de gebruiker en daarom best practice. En ook al komt de bestandsnaam niet terug in de URL, dan kan deze voor een bezoeker toch weer te zien zijn.

Een goede optie is de documenttitel, of bij een lange documenttitel een deel ervan, in de naam op te nemen. Beperk de tekens in de bestandsnaam tot letters en cijfers en gebruik in plaats van een spatie een minteken. Dit zorgt voor een goed leesbare URL. Bijvoorbeeld de bestandsnaam ‘Jaarverslag Gemeente Grijzewoude 2014’.pdf, kan leiden tot het volgende slecht leesbare deel in de URL: ‘Jaarverslag%20Gemeente%Grijzewoude%202014.pdf.

Een betere optie is ‘Jaarverslag-Gemeente-Grijzewoude-2014.pdf’. Zorg voor consistentie door het voorgaande jaarverslag, Jaarverslag 2013, dan ook de naam ‘Jaarverslag-Gemeente-Grijzewoude-2013.pdf’ te geven. En niet ‘2013-Jaarverslag-Gemeente-Grijzewoude’. De gewenste volgorde bepaal je zelf. Maar door de consistentie zijn bestanden makkelijker terug te vinden of is de URL voor de bezoeker aan te passen om een vorige versie op te vragen.

Nabewerking in Acrobat Pro is nodig

Helaas is er na het maken en exporteren van het document nog wat nabewerking nodig. Dat doe je in Acrobat Pro. We noemen hier een aantal belangrijke punten:

Taal instellen

Bij de nabewerking stel je de taal van het document in. Is het document in het Nederlands, Engels of een andere taal? Dat stel je in bij Bestand > Eigenschappen op het tabblad ‘Geavanceerd’. Een voordeel hiervan is dat het document automatisch in de goede taal voorgelezen kan worden.

Documenttitel in titelbalk tonen

Bij de nabewerking zorg je ook dat in een pdf-reader de titel van het document in de titelbalk verschijnt. In Acrobat Pro doe je dat als volgt:

Bij Bestand > Eigenschappen, geef je in het tabblad ‘Weergave bij openen’ (‘Initial View’) aan dat de lezer in de titelbalk de documenttitel te zien krijgt en niet de bestandsnaam.

Als je dit niet doet, dan heeft de gebruiker de documenttitel niet in beeld. Standaard staat dan de bestandsnaam in de titelbalk. De gebruiker kan dan alleen de titel van het document zien door de meta-informatie op te vragen. Dat is niet handig. Daarom kan dit tot een afkeuring leiden als je de tool om op toegankelijkheid te testen in Acrobat Pro gebruikt. Je ziet dan, ondanks een ingevulde titel, ‘Titel – Mislukt’.

Tabvolgorde

Ten slotte moet je de tabvolgorde aangeven. De tabvolgorde is de volgorde waarmee een gebruiker door het document kan tabben. Omdat je al een goede documentstructuur hebt gemaakt met tags, kun je deze hiervoor gebruiken.

Er zijn 2 manieren om dit te doen. Je kunt bij de paginaminiaturen in Acrobat Pro alle pagina’s te selecteren, en dan bij Pagina-eigenschappen aangeven dat de documentstructuur gebruikt moet worden voor de tabvolgorde.

Een andere optie is om de Toegankelijkheidscontrole uit te voeren en dan bij Pagina-inhoud het menu onder ‘Tabvolgorde – Mislukt’ te activeren. Klik daar op corrigeren.

Sla na het uitvoeren van deze nabewerking het document opnieuw op.

Meer weten?

Er komt meer kijken bij het toegankelijk maken van een toegankelijk document. We hebben het dan over standaardzaken die niet veel afwijken van hoe je in Word of HTML zorgt voor toegankelijk content. Zoals de toegankelijkheid van afbeeldingen en tabellen.

Houd er rekening mee dat een pdf die je online aanbiedt ook voldoende contrast moet hebben. Over de contrasteisen kun je meer lezen in het artikel Contrast van tekst met achtergrondkleur.

Op LinkedIn Learning vind je diverse goede trainingen over de toegankelijkheid van pdf door Chad Chelius. Je leert hier onder andere hoe je met InDesign toegankelijke documenten maakt.

Dankbetuiging

Met dank aan Jeroen Rep van repdtp voor het maken van de screenshots en feedback op dit artikel.

Als je vragen of opmerkingen hebt, laat het ons weten!